Sistemele contabile în contabilitate definesc modul în care o companie își înregistrează tranzacțiile financiare în registrele contabile. Există foarte puține sisteme contabile din care o companie poate alege și să le folosească eficient. Prima parte a sistemului este contabilitatea în partidă dublă, însăși baza pentru toate jurnalele și registrele. Demisiunile acestui sistem includ contabilitatea de numerar și de angajamente, sisteme din care o companie va alege care definesc modul în care înregistrează tranzacțiile. Proprietarii, managerii și personalul contabil de nivel superior sunt de obicei factorii de decizie influenți pentru acest proces.
Contabilitatea în partidă dublă este un proces contabil de auto-echilibrare care ajută o companie să-și gestioneze registrele. În cadrul acestor sisteme de registru, sunt necesare două înregistrări pentru a echilibra ecuația contabilă: activele egale cu pasive plus capitalurile proprii. Fiecare intrare trebuie să echilibreze ecuația, astfel încât registrele contabile ale companiei vor echilibra întotdeauna și vor menține o aparență de ordine. Acest lucru nu înseamnă că registrul contabil al unei companii nu va fi niciodată dezechilibrat; sistemul va ajuta la susținerea activității adecvate. Este posibil ca o companie să folosească un alt sistem, deși este extrem de rar.
Un alt aspect al sistemelor de contabilitate este procesul prin care o companie își înregistrează tranzacțiile. Cele două sisteme principale aici sunt baza de numerar și contabilitatea de angajamente. În cadrul sistemului de numerar, o companie înregistrează tranzacțiile ori de câte ori numerarul schimbă mâinile în timpul unui eveniment. De exemplu, o companie cumpără inventar pentru numerar, iar un contabil înregistrează acest eveniment în registru, deoarece a fost implicat numerar. La sfârșitul lunii, tranzacțiile din registrul general al unei companii ar trebui să o oglindească pe cea din extrasul său bancar, creând un echilibru pentru toată activitatea care are ca rezultat raportarea financiară corectă.
Contabilitatea de angajamente este cel mai popular dintre cele două sisteme de contabilitate de sub umbrela contabilității în partidă dublă. Pe scurt, contabilitatea de angajamente este opusul contabilității pe bază de numerar; tranzacțiile intră în registrele contabile pe măsură ce apar. De fiecare dată când o companie se angajează într-o tranzacție care afectează sistemul contabil al companiei, aceasta trebuie să intre în registrele contabile. Nu trebuie să se schimbe numerarul pentru ca aceste tranzacții să aibă reprezentare în registrele companiei. Contabilitatea de angajamente este mai precisă, duce la o raportare mai bună și creează rapoarte care reflectă adevărata activitate a unei companii.
Alte sisteme de registru pot exista în mediul de afaceri. De exemplu, companiile pot crea o metodă hibridă care combină atributele ambelor sisteme. Totuși, trebuie să îndeplinească standardele naționale de contabilitate pentru păstrarea informațiilor într-un mod corect și relevant.