Profesioniștii care practică managementul personalului sunt responsabili să se asigure că toți angajații sub supravegherea lor își îndeplinesc sarcinile în mod eficient, eficient și în siguranță. Într-un birou de afaceri, de exemplu, un profesionist care este responsabil cu managementul personalului poate scrie programe, poate efectua evaluări ale angajaților și poate colecta și analiza statistici importante. Software-ul de management al personalului este, în esență, orice program de calculator care îi ajută pe manageri să urmărească datele importante și uneori sensibile ale angajaților într-un mod care ar putea economisi timp și bani. Unele dintre cele mai comune tipuri de software de management al personalului sunt programele care permit managerilor să programeze angajații; stocarea și organizarea datelor de contact și cu caracter personal; și ține evidența sarcinilor, abilităților, certificărilor și a altor informații care sunt necesare pentru derularea eficientă a unei operațiuni.
Software-ul de management al personalului variază adesea în funcție de industrie. În industria medicală sau de asistență medicală, de exemplu, acest tip de software le permite managerilor să vadă cu ce pacienți lucrează membrii personalului lor, pentru ce ture sunt programați membrii personalului și ce sarcini au îndeplinit membrii personalului în turele lor. De exemplu, software-ul de management al personalului medical ar putea permite unui manager să vadă ce tratamente au fost administrate în timpul unei ture și ce pacienți ar putea avea nevoie de tratament special.
Pe de altă parte, atunci când un manager de flotă folosește un software de gestionare a personalului, în mod normal este pentru a urmări locația vehiculelor flotei sale. Acest tip de manager ar putea folosi și un sistem de poziționare globală (GPS) pentru a afla unde călătoresc angajații cu vehiculele din flota lor. Dacă un șofer este pierdut sau urmează o rută care l-ar putea întârzia sau care ar putea duce la costuri suplimentare cu combustibilul, un manager poate folosi software-ul de gestionare a personalului pentru a contacta șoferul.
Profesioniștii, cum ar fi managerii de resurse umane, ar putea folosi software de management al personalului pentru a stoca și organiza datele angajaților. Aceștia ar putea folosi aceste programe pentru a forma profiluri sau conturi ale angajaților, care pot include documente precum aplicații, CV-uri, scrisori de intenție, scrisori de referință și foile matricole academice. De asemenea, managerii de resurse umane pot folosi acest software pentru a ține evidența evidențelor angajaților, cum ar fi întâlniri, plângeri și premii.
Persoanele care folosesc software de gestionare a personalului tind să utilizeze fie software pe care îl achiziționează și îl instalează în computerele și sistemele de rețea de afaceri, fie software pe care îl folosesc ca serviciu. Atunci când cumpără și instalează software, în mod normal au departamente de tehnologie a informației (IT) care sunt responsabile pentru realizarea de upgrade-uri de performanță și securitate. Profesioniștii care utilizează software ca serviciu (SaaS), pe de altă parte, plătesc de obicei o taxă de abonament unei gazde de software care este responsabilă de actualizarea programelor. Când profesioniștii folosesc software-ul ca serviciu, deseori au acces la acesta de pe aproape orice computer sau dispozitiv care are o conexiune la internet.