Există mai multe tipuri diferite de sarcini pe care software-ul pentru recepționer le poate îndeplini. Poate ajuta la organizarea mesajelor, la ținerea evidenței angajaților și la gestionarea apelurilor primite. Există, de asemenea, suite de software care permit unui utilizator să integreze mai multe dintre aceste funcții într-un singur pachet și programe care gestionează funcțiile de recepționer pentru anumite industrii.
Unul dintre cele mai simple tipuri de software pentru recepționer sunt programele care organizează mesajele și urmăresc disponibilitatea angajaților. Aceste programe permit recepționerilor să facă o înregistrare electronică a tuturor mesajelor primite, inclusiv ora livrării către destinatar. Ele pot avea, de asemenea, funcții de calendar care oferă informații actuale despre locația angajaților, pe lângă faptul că le permit recepționerilor să facă întâlniri pentru alții. Unele programe se integrează și cu alte funcții, cum ar fi e-mailul, pentru a crește capacitatea de livrare a mesajelor.
Există, de asemenea, tipuri de software pentru recepționer care sunt utilizate pentru a urmări și a ajuta utilizarea telefonului în companiile în care există un volum mare de activitate de apeluri. Aceste produse constau de obicei dintr-un ecran care afișează informații despre apeluri și instrumentele pentru efectuarea acestora. Informațiile pot include numărul curent, apelurile din coadă și informațiile de bază despre clienți. Instrumentele pot include orice lucru care poate ajuta la efectuarea unui apel, cum ar fi o tastatură, capacitatea de așteptare și de închidere și identificarea apelantului (ID).
Software-ul de recepție care ajută un utilizator să efectueze un apel poate îndeplini și funcții pentru alte linii. Poate verifica dacă o anumită linie este liberă și poate transfera automat apelul sau îl trimite în mesageria vocală. Această capacitate poate cuprinde una sau mai multe locații, în funcție de dimensiunea și complexitatea organizației. Unele produse permit, de asemenea, funcționalitate cu mai multe linii, cum ar fi capacitatea de a configura și de a modera apelurile conferință.
Unele tipuri de software pentru recepționer sunt concepute pentru a gestiona provocările unei anumite industrii. De exemplu, există produse pentru industria medicală care au funcții pentru procesarea documentelor pacienților, trimiterea de mementouri de întâlnire și gestionarea opțiunilor de autoservire pentru pacienți. Caracteristici ca acestea sunt menite să automatizeze unele dintre cele mai repetitive aspecte ale lucrărilor de recepție într-o anumită zonă.
Indiferent de funcția sa, majoritatea software-ului pentru recepționer va avea o interfață grafică cu utilizatorul (GUI). Acest lucru va afișa adesea toate instrumentele disponibile pe un singur ecran. Modul în care este aranjat și câte caracteristici există variază foarte mult între diferitele produse. De exemplu, unele tipuri de software afișează un apel sau extensie la un moment dat, în timp ce altele arată mai multe extensii și starea acestora pe un singur ecran.