Reconcilierea stocurilor este un proces în care o companie își echilibrează inventarul fizic cu cifrele din registrele contabile. Sunt disponibile două tipuri de sisteme pentru reconcilierea inventarului. Companiile pot folosi fie un sistem de inventariere periodică, fie perpetuă pentru a desfășura această activitate. Așa cum sugerează numele, un sistem de inventariere periodică necesită o reconciliere a stocurilor la mai multe momente diferite pe an, cum ar fi fiecare trimestru; metoda perpetuă nu are această cerinţă întrucât este suficient un inventar anual. În cadrul fiecărui sistem, este necesară o numărare fizică a stocurilor pentru a compara elementele reale cu rapoartele contabile, astfel încât contabilii să poată face ajustări după cum este necesar.
În cadrul fiecărui sistem de inventariere, procesul începe cu aceiași pași incipiente. O persoană din departamentul de contabilitate iese de obicei și numără toate articolele fizice enumerate ca inventar. O copie a inventarului de carte de pe computer poate ajuta la ghidarea contabilului în timpul numărării inventarului fizic. Orice diferență între inventarul listat pe imprimarea computerului și inventarul real necesită o marcare pe raport. Toate stocurile trebuie contorizate înainte de începerea procesului de reconciliere.
Odată ce numărătoarea fizică este completă, contabilii pot începe procesul de reconciliere a stocurilor. Acest proces presupune ca contabilul să-și compare numărările fizice cu elementele enumerate în sistemul contabil. Orice diferențe și diferențele de dolari rezultate trebuie să aibă notări clare pe raportul de reconciliere. Contabilul trebuie să găsească motivul acestor diferențe și să urmărească orice inventar deviat. De exemplu, stocurile vândute, dar care nu sunt încă înregistrate în registrul contabil poate avea ca rezultat o diferență de stoc în timpul procesului de reconciliere.
Scopul din spatele procesului de reconciliere a stocurilor este dublu. În primul rând, o companie raportează cifre mai precise în situațiile sale financiare, atât în contul de profit și pierdere, cât și în bilanţ. Declarațiile și rapoartele contabile adecvate reflectă adevărata valoare a companiei și permit părților interesate să emită judecăți mai bune. În al doilea rând, un echilibru exact al stocurilor poate preveni plata în exces a taxelor. Agențiile guvernamentale pot percepe taxe pe stocurile nevândute la sfârșitul fiecărui an; prea mult stoc la sfârșitul anului crește aceste taxe.
Reconcilierea stocurilor poate ajuta o companie să demonstreze că are controale interne adecvate. Furtul, deteriorarea și stocurile deteriorate pot crește semnificativ costul unei companii de a face afaceri. Eșecul de a controla în mod corespunzător costurile asociate cu inventarul poate afecta rapid profiturile unei companii. Auditorii privesc adesea controalele interne ca parte a procesului de revizuire externă al unei companii. Standardele naționale de contabilitate pot cere, de asemenea, respectarea procedurilor de reconciliere a stocurilor pentru anumite tipuri de companii.