Reconcilierea numerarului este un proces care este utilizat pentru a compara soldurile găsite între registre și suma de numerar disponibilă. Această abordare este necesară pentru întreprinderile care dețin un fond de numerar mic, precum și pentru reconcilierea sumei de bani din conturile bancare cu soldurile afișate în evidențele contabile. Ideea de bază din spatele reconcilierii numerarului este de a contabiliza toate resursele de numerar și de a vă asigura că nu există nicio întrebare cu privire la banii primiți sau cheltuiți în perioada luată în considerare.
O reconciliere a numerarului poate fi efectuată în orice moment. Nu este neobișnuit ca întreprinderile care dețin un fond de numerar mic pentru achiziții rapide de articole sub un anumit preț să efectueze reconcilierea numerarului cel puțin o dată pe săptămână. În unele cazuri, procesul de reconciliere a numerarului disponibil cu înregistrările contabile poate avea loc zilnic. Decizia cu privire la cât de des să se angajeze în acest tip de reconciliere depinde de cantitatea de tranzacții executate în fiecare zi sau săptămână și de tipul de conturi de numerar implicate.
În timp ce procesul de efectuare a reconcilierii numerarului va varia de la o setare la alta, există câteva elemente de bază care pot fi aplicate în orice situație. Primul pas implică de obicei numărarea numerarului real disponibil pentru a determina suma care este imediat verificabilă. Atunci când se efectuează reconcilierea pentru soldul fondurilor găsite într-o casă de marcat, aceasta înseamnă, de obicei, să totalizezi mai întâi suma de monedă de hârtie disponibilă, apoi să numărăm și orice monede care se află și în registru. Aceasta servește drept bază pentru potrivirea acestor totaluri cu sumele găsite în registrul contabil.
În mod obișnuit, reconcilierea numerarului se va trece la registrul contabil și la înregistrarea necesară pentru a contabiliza încasările și plățile efectuate recent din rezervele de numerar. Aici, scopul este de a contabiliza fiecare dintre aceste tranzacții, înregistrând atât debite, cât și credite pentru a identifica suma de numerar afișată la data curentă. În mod ideal, cifra din registru va fi de acord cu inventarul fizic al numerarului disponibil, făcând posibilă considerarea contabilă echilibrată și totalurile exacte. În cazul în care există un fel de discrepanță, trebuie luate măsuri pentru a identifica prezența oricărei erori de adunare sau scădere în registre sau pentru a încerca să țină seama de posibilitatea unei plăți din numerar care nu a fost înregistrată în evidență.
Cu toate formele de reconciliere a numerarului, este posibil să se identifice discrepanțe relativ rapid, ceea ce înseamnă, de asemenea, că problemele pot fi rezolvate înainte ca diferențele mai mici să conducă la altele mai mari. De exemplu, efectuarea unei reconcilieri a numerarului din registru la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare va contribui în mare măsură la prevenirea oricărui tip de furt care ar putea avea loc și va ține seama de orice situații în care există mai mulți numerar la îndemână pe care înregistrările contabile le reflectă. . Identificarea din timp a discrepanțelor crește potențialul de a identifica rapid originea, de a face ajustările necesare și de a avansa cu un sold de numerar precis.