Situațiile financiare pro forma oferă companiilor o estimare a performanței financiare viitoare. Toate companiile întocmesc situații financiare de un fel, cele mai frecvente fiind situația veniturilor, bilanțului și situația fluxurilor de numerar. Problema cu aceste declarații este că ele raportează istoricul financiar trecut, care se poate repeta sau nu. Situațiile financiare pro forma se concentrează pe viitor, folosind informațiile din trecut ca ghid. Având aceste estimări, compania va ajuta bugetul pentru viitoarele cheltuieli în numerar și se va pregăti pentru profituri viitoare puternice sau slabe.
Majoritatea companiilor vor folosi o cifră de creștere procentuală ca bază atunci când estimează informațiile financiare viitoare. De exemplu, proprietarii și managerii vor studia piața sau condițiile economice actuale și vor revizui situațiile financiare istorice cu așteptări similare de vânzări. Acest lucru poate ajuta echipa de management a companiei să determine cât de mult vor crește vânzările sale, cum ar fi 10 sau 15 la sută. Această estimare de creștere este apoi aplicată situațiilor financiare ale anului precedent pentru a crea situațiile financiare pro forma pentru anul următor.
Declarația de profit și pierdere și situația fluxurilor de numerar sunt adesea cele mai populare două situații financiare. Bilanțurile conțin active și pasive ale unei companii; aceste două categorii – în primul rând cele care se încadrează în categoriile de active sau pasive pe termen lung – ar putea să nu crească semnificativ în perioadele viitoare. Activele și pasivele pe termen scurt, cum ar fi numerarul, conturile de încasat, stocurile, conturile de plătit sau liniile de credit pot fi singurele conturi care se modifică semnificativ. Proprietarii și administratorii pot solicita un mic bilanţ pro forma pentru aceste conturi pentru a estima cheltuielile aferente acestor conturi.
O modalitate simplă de a crea situații financiare pro forma este aplicarea procentului de creștere la situațiile anterioare. În multe cazuri, programul software financiar al unei companii va crea automat aceste declarații. Un contabil va trebui pur și simplu să introducă rata de creștere așteptată și să execute extrasele. Utilizarea software-ului automat permite, de asemenea, mai multe declarații pro forma care oferă estimări privind ratele de creștere ridicate, medii și scăzute. Fiecare set de declarații permite companiei să creeze apoi un buget bazat pe diferitele scenarii pentru ratele de creștere.
Companiile deținute public oferă adesea situații financiare pro forma pentru investitori. Aceste declarații însoțesc, în general, declarațiile prospective din partea conducerii. Aceasta este o modalitate prin care proprietarii și managerii informează investitorii despre ceea ce compania se așteaptă să se întâmple în viitorul apropiat. Compania prezintă, de asemenea, rețelele de siguranță existente pentru a preveni pierderea profitului în cazul așteptărilor scăzute de creștere. Aceste informații pot ajuta să-i liniștească pe investitori că compania va fi profitabilă chiar și în perioadele grele.