O situație financiară pro forma este aceea care prezintă pur și simplu estimări contabile formate în situații financiare standard. Alegerea celui mai bun format pro forma este esențială pentru a lua decizii informate bazate pe estimări contabile și declarații pro forma. Câțiva factori care ajută o companie să decidă cel mai bun format pro forma includ informațiile contabile disponibile, utilizarea pentru situațiile pro forma și persoanele care necesită date specifice din estimările contabile. În unele cazuri, un organism de reglementare guvernamental poate avea cerințe și restricții privind declarațiile pro forma pe care companiile le întocmesc. Aceste cerințe pot afecta doar un număr limitat de companii, cum ar fi cele care sunt deținute public.
Nu toate sistemele de contabilitate sunt la fel, la fel cum activitatea de afaceri sau procedurile dintr-o companie nu vor fi aceleași într-o anumită industrie. Prin urmare, intrările contabile de care dispune o companie pot afecta foarte mult tipul de format pro forma pe care sistemul contabil îl utilizează pentru aceste situații. În discuție este cantitatea de date necesară pentru a prezenta cea mai precisă declarație pro forma din companie. De exemplu, o declarație pro forma poate fi necesară doar timp de șase sau opt luni; aceste declarații necesită cu siguranță mai puține intrări decât o declarație pentru 12 sau 18 luni. Acuratețea declarațiilor pe termen scurt poate fi, de asemenea, mai puțin importantă decât cea a declarațiilor pe termen lung.
Un alt factor important pentru selectarea formatului pro forma al situațiilor financiare este utilizarea documentelor. Un departament cu siguranță are nevoie de mai puține informații decât CEO-ul sau alți directori, care doresc mai multe informații despre toate departamentele și activitățile de afaceri. Șeful unui departament poate avea nevoie de informații doar despre activitatea de producție din cadrul departamentului său. Din nou, aceste date pot fi de fapt mai mult de natură managerială decât financiare, cel puțin în ceea ce privește contabilitatea și sistemele existente pentru măsurarea activității financiare. Utilizarea acestor declarații este poate cel mai intern factor pentru formatul pro forma.
Alături de utilizarea declarațiilor pro forma, persoanele care iau decizii sunt, de asemenea, importante pentru formatul pro forma. De exemplu, un manager de departament inferior nu are nevoie de toate informațiile de care are nevoie un senior manager sau executiv. Separarea sarcinilor poate ajuta la limitarea cantității de informații pe care o poziție sau nevoile individuale în materie de contabilitate. Majoritatea companiilor nu sunt dispuse să ofere estimări financiare persoanelor fizice fără motiv. Acest lucru protejează atât viabilitatea, cât și veridicitatea unei companii.