Automatizarea proceselor de afaceri, sau BPA, este o strategie care este utilizată pentru a optimiza și eficientiza procesele esențiale utilizate pentru operarea unei afaceri, folosind cea mai recentă tehnologie pentru a automatiza funcțiile implicate în realizarea acestor procese. Ideea din spatele BPA este de a permite companiei să primească cele mai multe beneficii prin utilizarea tuturor resurselor disponibile pentru a profita cel mai bine, menținând în același timp costurile de operare cât mai mici posibil. Acest lucru ajută la a permite afacerii să genereze profituri mai mari și să atingă un nivel de stabilitate care ar fi greu de realizat fără utilizarea automatizării.
Deși există o serie de abordări diferite ale automatizării proceselor de afaceri, majoritatea strategiilor identifică trei etape esențiale care trebuie să aibă loc pentru ca automatizarea să aibă succes. Prima etapă este cunoscută sub numele de orchestrație. În această fază, managerii lucrează cu profesioniști în automatizare, cum ar fi dezvoltatorii de tehnologie a informației, pentru a evalua nevoile afacerii, pentru a explora specificul fiecărui sector al operațiunii de afaceri și pentru a identifica unde tehnologia poate eficientiza pașii implicați în fiecare dintre acele sectoare. . În timpul orchestrației, toate părțile implicate încearcă să determine, de asemenea, modul în care fiecare sector poate fi interconectat mai eficient cu utilizarea hardware-ului și software-ului potrivit și, la rândul lor, au un impact pozitiv asupra efortului general de producție. Aici este definită și pregătită strategia de automatizare pentru implementare în cultura companiei.
După orchestrare, următoarea fază a automatizării proceselor de afaceri este cunoscută sub numele de integrare. În această fază, fiecare departament din cadrul companiei este introdus treptat în noua tehnologie. Odată ce progresele sunt puse la punct și funcționează, se abordează următorul departament din procesul de implementare, secvența continuând până când toate sectoarele companiei nu sunt implicate în automatizare. Această abordare incrementală face posibilă identificarea și implementarea rapidă a oricăror probleme operaționale neprevăzute care se materializează la fiecare nivel de departament, înainte de a extinde automatizarea pentru a include mai multe departamente. În mod ideal, aceasta înseamnă că, atunci când implementarea este completă, fiecare departament răspunde favorabil cu o productivitate crescută ca urmare a noilor procese automatizate.
Faza finală a automatizării proceselor de afaceri este uneori denumită integrare dinamică sau execuție. Aceasta este faza în care procesele automatizate stabilite acum în cadrul fiecărui departament sunt integrate în continuare pentru a furniza date altor departamente. De exemplu, într-o situație de automatizare a proceselor de afaceri complet funcționale, datele de la departamentul de vânzări circulă automat către conturile de încasat, care, la rândul lor, partajează datele despre comenzile facturate cu vânzările, diferitele niveluri de management și altele din cadrul organizației care au nevoie de acces la acele date. . Executarea la acest nivel creează, de asemenea, un flux de date în două sensuri, permițând vânzătorilor și managerilor de vânzări să obțină cu ușurință date despre comenzile plasate de clienții lor, inclusiv datele de expediere, datele de facturare și momentul în care au fost plătite respectivele facturi.
Afacerile de orice dimensiune pot beneficia de utilizarea automatizării proceselor de afaceri. Presupunând că procesele automatizate ajută la îndeplinirea funcțiilor într-o manieră mai eficientă decât procesele manuale, compania reduce cheltuielile de operare și este poziționată să furnizeze produsul la un cost mai mic. Acest lucru înseamnă, la rândul său, un profit mai mare din fiecare unitate vândută, un factor care este important pentru succesul aproape oricărei întreprinderi de afaceri.