Autoritatea aparentă este în esență o formă de autoritate în care cineva este văzut ca reprezentând o agenție mai mare și este capabil să acționeze în numele acelei agenții, indiferent dacă această autoritate există sau nu. Acest lucru este de obicei folosit cu referire la companiile mari și în ceea ce privește persoanele din cadrul acelei companii sunt capabile să încheie acorduri cu alții în numele acelei companii. Un angajat al unui mare comerciant cu amănuntul la o casă de marcat, de exemplu, poate să nu aibă autoritatea reală de a stabili prețurile pentru clienți, dar el sau ea poate avea o autoritate aparentă față de clienți pentru a putea face acest lucru.
Problema autorității aparente apare de obicei în ceea ce privește organizațiile mari și cine are dreptul să reprezinte aceste organizații în fața altora. Companiile care angajează consultanți sau terți pentru a desfășura diverse sarcini pot, prin urmare, să extindă autoritatea aparentă acelor persoane fără a le acorda nicio putere reală. Acest lucru permite unei persoane care lucrează la o companie să negocieze termeni de afaceri, cum ar fi stabilirea politicilor de preț pentru clienții individuali, chiar dacă nu are cu adevărat autoritatea să facă acest lucru. O astfel de autoritate poate fi stabilită în mai multe moduri diferite, dar de obicei se bazează pe cineva care este angajat de o companie, poartă îmbrăcăminte oficială sau conduce vehicule oficiale și are cărți de vizită pentru o companie cu numele său pe ele.
Autoritatea aparentă este în contrast cu autoritatea reală, în care unei persoane i se dă în mod specific autoritatea de a acționa în anumite moduri în numele unei anumite agenții. Angajații unei companii au de obicei anumite tipuri de autoritate reală pentru a se comporta în anumite moduri și a conduce anumite tipuri de afaceri. Autoritatea aparentă poate fi creată și atunci când cineva părăsește o companie cu care a avut anterior autoritate reală, dar continuă să acționeze ca și cum acea autoritate ar mai exista, adesea numită autoritate aparentă persistentă.
Cu toate acestea, pentru ca autoritatea aparentă să fie obligatorie din punct de vedere juridic, agenția pe care o persoană încearcă să o reprezinte trebuie să indice că există o astfel de autoritate. Acest lucru nu face autoritatea actuală, dar demonstrează că agenția a consimțit ca această autoritate să fie înființată. În cazul în care agenția cunoaște acest tip de autoritate și nu îl susține sau își dă acordul, atunci nu a fost stabilit și agenția nu poate fi făcută responsabilă pentru acțiunile persoanei. Atunci când o astfel de autoritate este înființată fără ca agenția să aibă cunoștință de aceasta, atunci agenția se poate opune, de asemenea, la acțiunea împotriva acesteia, pe motiv că nu a existat niciodată o bază pentru ca acea autoritate să fie evidentă.