Contabilitatea are multe reguli și standarde. Nu este de mirare, așadar, că există reguli cu privire la achizițiile de articole de lungă durată, cum ar fi echipamente, imobile și mobilier. Aceste reguli impun alocarea cheltuielilor de achiziție pentru mai mult de o perioadă. Regulile și alocațiile fac parte din contabilitatea amortizarii.
Atunci când achiziționați un articol de lungă durată, costul său total minus orice valoare de salvare ar trebui alocată pe durata de viață utilă estimată. Dacă un server de computer este achiziționat cu 15,000 USD, de exemplu, și serverul are o viață de cinci ani, atunci cheltuiala – numită amortizare – ar trebui să fie alocată la cinci ani, nu doar anul în care a fost achiziționat. În acest exemplu, s-ar aplica o cheltuială de amortizare de 3,000 USD pe an. Dacă serverul de computer ar avea o viață de doar un an, atunci ar fi logic să-l cheltuiești pe tot în anul în care a fost achiziționat, deoarece valoarea lui pentru afacere este de doar un an.
Multe companii au politici și proceduri despre momentul în care să capitalizeze un articol și apoi să-l deprecieze. A valorifica un articol înseamnă a-l înregistra ca activ și apoi a-l amortiza în timp. De obicei, nu merită să capitalizezi articole sub o anumită sumă, să zicem ceva cumpărat la 100 USD pentru a fi folosit timp de cinci ani. Cheltuielile de amortizare de 20 USD care trebuie luate în fiecare an sunt prea mici și s-ar putea să nu merite problemele.
Confruntarea cu capitalizarea și amortizarea necesită bunul simț și aderarea la politicile stabilite. Dacă politica indică faptul că calculatoarele trebuie amortizate pe o perioadă de trei ani, atunci toate computerele sunt amortizate pe parcursul a trei ani. Dacă politica indică faptul că toate articolele achiziționate cu peste 5,000 USD trebuie capitalizate, atunci toate articolele care depășesc această sumă sunt capitalizate și orice obiect mai mic este cheltuit.
Există anumite tipuri de articole care sunt de obicei capitalizate și apoi amortizate în timp. Acestea includ bunuri imobiliare, echipamente, mobilier, îmbunătățiri ale locațiilor și automobile. Este important de menționat că terenul nu este amortizat, ci doar clădiri și alte elemente nepermanente.
Conceptul de contabilitate a amortizarii presupune un activ cu o durata de viata utila lunga. O parte din aceasta este baza activului, care este costul activului minus orice valoare de salvare, care este valoarea pe care activul o poate avea la dispoziție. De asemenea, importantă este durata de viață utilă estimată a activului, timpul estimat în care activul va fi menținut în funcțiune.
Există mai multe metode contabile de amortizare. În metoda liniară, valoarea amortizarii este calculată prin împărțirea bazei activului la anii sau lunile de viață. Cheltuiala cu amortizarea este același număr în majoritatea perioadelor. Pentru metoda soldului decrescător, cheltuiala cu amortizarea este mai mare în primii ani și scade pe măsură ce trece timpul.
O altă metodă, numită cifrele sumei anilor, este calculată pe o fracție cu numitorul ca sumă de ani. Cheltuielile cu amortizarea sunt mai mari în primii ani, scăzând pe măsură ce trece timpul. Metoda activității este calculată pe baza utilizării activelor, cum ar fi orele utilizate sau alte baze raționale care reflectă activitatea activului.
De obicei, întreprinderile contabilizează cheltuielile cu amortizarea în două conturi separate în registrul general. Un cont se numește cheltuială cu amortizarea și este raportat în contul de profit și pierdere; un al doilea se numește amortizare acumulată și este raportat în bilanț și cheltuiala acumulată cu amortizarea. Contul de amortizare acumulată este un cont de contra-activ și are sold creditor.
Rețineți că, în SUA, Internal Revenue Service (IRS) are propriul mod de a raporta activele și amortizarea. Contabilitatea cu amortizarea financiară și contabilitatea cu amortizarea fiscală sunt diferite. IRS permite deducerea de 100% a activelor cu durată lungă de viață până la o anumită limită, în timp ce principiile contabile general acceptate (GAAP), cadrul standard de contabilitate financiară, nu permit acest lucru.
Contabilitatea deprecierii este un proces tipic în multe afaceri. Multe companii păstrează activele și amortizarea într-o foaie de calcul sau folosesc un software de urmărire specific. Provocările în acest sens includ identificarea activelor care trebuie valorificate și consecvența în metodologia de amortizare.