Unul dintre elementele de bază ale operațiunii unei afaceri este de a avea un mijloc de a ține pasul cu banii datorați de clienți, precum și de a menține o evidență exactă a banilor primiți de la clienți, care urmează să fie aplicate sumelor pe care le datorează în prezent. Banii datorați sunt cunoscuți ca conturi de încasat. Majoritatea companiilor au un departament dedicat acestui domeniu, care este responsabil cu crearea și trimiterea facturilor, primirea și procesarea plăților și urmărirea atât a banilor la îndemână, cât și a celor datorați.
Scopul de bază al contabilității este de a se asigura că orice entitate funcțională are o imagine concisă a ceea ce se întâmplă financiar la un moment dat. Un departament de conturi de încasat contribuie parțial la acuratețe prin facturarea clienților pentru serviciile sau bunurile prestate. De obicei, acest departament este cel care ține pasul cu informațiile de facturare și cu nevoile personalizate de facturare ale clientului.
Un client mare, de exemplu, poate primi o reducere procentuală la bunurile sau serviciile pe care le achiziționează lunar, în funcție de volumul de afaceri desfășurate cu compania. Personalul conturi de încasat ar menține acele informații despre reducere ca parte a profilului de facturare al clientului respectiv, asigurându-se că toate facturile către acel client reflectă reducerea adecvată. Adesea, acest departament are o mare contribuție cu privire la aspectul facturii, ce informații sunt incluse și cum sunt organizate informațiile.
Pe lângă crearea și distribuirea facturilor către clienți, acest departament este adesea responsabil cu primirea plăților pe acele facturi și să se asigure că banii sunt aplicați corect. În timp ce unele departamente tind să înregistreze o plată către un client și să o aplice celei mai vechi facturi restante, este mai frecvent ca o plată să fie aplicată unei anumite facturi, chiar dacă nu este cea mai veche factură restante pentru acel client. Acest lucru permite membrilor personalului să identifice vechimea facturilor mai vechi și să lucreze cu clientul pentru a rezolva orice probleme care ar putea împiedica plata facturilor mai vechi decât termenii standard de plată.
Conturile de încasat lucrează, de asemenea, îndeaproape cu componenta conturi de plătit a procesului de contabilitate. Așa cum se așteaptă ca clienții să plătească pentru bunurile și serviciile prestate, la fel și compania trebuie să plătească facturile restante către furnizorii lor în timp util. Este important ca informațiile despre valoarea veniturilor utilizabile să fie la îndemână înainte de efectuarea plăților. Cu aceste date disponibile, departamentul de conturi de plătibile poate programa și efectua plăți în numele companiei.