Cunoscută și sub denumirea de DEMAT, dematerializarea este un proces care se îndepărtează de utilizarea documentației fizice pentru a menține înregistrările financiare. În schimb, dematerializarea folosește instrumente electronice de păstrare a evidenței pentru a ține evidența tuturor tipurilor de tranzacții financiare. Gama de documente care pot fi gestionate eficient cu aplicații software include aproape orice, de la înregistrări contabile de bază la certificate de stoc.
Unul dintre avantajele majore ale acestei abordări a contabilității electronice este că nevoia de a stoca fizic copii ale bilanțurilor și ale altor documente contabile nu mai există. Datorită tehnologiei de scanare, este chiar posibilă realizarea unor copii electronice ale documentelor suport care oferă referințe pentru elementele rând din evidențele contabile electronice. Totul poate fi găzduit cu ușurință pe un hard disk sau pe un server. Pentru a vă proteja împotriva pierderii sau corupției, fișierele de rezervă pot fi făcute și stocate cu ușurință în afara site-ului.
Alături de evidențele contabile de bază, dematerializarea face posibilă, de asemenea, eliminarea nevoii de certificate fizice de stoc. Copiile electronice ale stocurilor pot fi arhivate pentru o recuperare ușoară. În cazul în care acționarul are nevoie de copii ale stocurilor rapid, acestea pot fi accesate și transmise prin metode electronice, cum ar fi e-mail sau o transmisie FTP protejată.
Dematerializarea face de asemenea posibil ca persoanele autorizate să lucreze cu aceleași documente în același timp. Cu metodele fizice de contabilitate, este adesea dificil pentru doi oameni să lucreze la cărți în același timp. Atunci când procesul contabil este complet electronic, mai multe persoane pot îndeplini diferite funcții în același timp. Este posibil ca o echipă să creeze noi facturi, să posteze plățile primite pentru facturile anterioare și să pregătească o gamă largă de rapoarte, toate în același timp.
Nu există nicio îndoială că procesul de dematerializare poate aduce beneficii utilizatorilor în mai multe moduri. Păstrarea evidenței necesită mult mai puțin spațiu, poate fi accesată cu ușurință din locații îndepărtate și permite mai multor utilizatori să acceseze registrele contabile simultan. În prezent, există pachete de software de contabilitate și înregistrare financiară gratuite, bazate pe taxe, care pot ajuta orice companie sau organizație să obțină cu ușurință un statut complet de dematerializare. În cazul softurilor de contabilitate, există și produse online care permit unei persoane fizice sau unei companii să stabilească un set de cărți virtuale. Încărcate în siguranță pe serverele produsului, persoanele autorizate pot accesa și pot lucra cu înregistrările din orice locație cu o conexiune activă la Internet.