Găzduirea e-mailului este o resursă foarte valoroasă în zilele noastre, odată cu explozia cererii de servicii de e-mail și cu numărul mare de persoane care trimit și primesc mesaje de e-mail în fiecare zi. Poate fi o opțiune foarte atractivă pentru companii, mai ales ca mijloc de a câștiga noi clienți.
Companiile care oferă acest serviciu au în mod necesar resurse mari de server. Iată de ce: Găzduirea e-mailului este potențial o întreprindere foarte mare, în funcție de câte clopote și fluiere sunt oferite. Înseamnă că o companie se oferă să efectueze funcții de e-mail pentru clienți. Aceste funcții pot fi la fel de elementare precum trimiterea și primirea și la fel de complicate precum procesarea bazelor de date și căutarea globală.
Acceptând să ofere găzduire de e-mail, o companie trebuie în mod necesar să fie de acord să mențină securitatea conturilor de e-mail ale clienților săi, precum și fiabilitatea serverelor pe care sunt stocate acele conturi de e-mail. Este o practică obișnuită pentru o companie care oferă găzduire să stocheze arhivele de e-mail ale clienților săi pe propriile servere. Datorită naturii mereu activate a e-mailului, compania care oferă acest lucru trebuie să aibă și puterea serverului care este mereu pornită.
Găzduirea de e-mail este oferită de companii mari și mici. Companii cunoscute precum Yahoo!, Google și Microsoft oferă acest serviciu. Intenția declarată a acestor companii este de a oferi e-mailul ca o piatră de temelie spre înscrierea utilizatorilor pentru și mai multe servicii. Yahoo! și Microsoft, în special, oferă atât de multe servicii încât unii utilizatori își pot satisface toate nevoile web fără a părăsi niciodată paginile găzduite de acei furnizori.
Atunci când sunt furnizate de companii atât de mari, serviciile de e-mail sunt de obicei gratuite pentru cea mai simplă suită de servicii. Nevoile mai complicate, în special stocarea mesajelor de e-mail, costă de obicei suplimentar. Unele companii mai mici oferă găzduire gratuită de e-mail; alții plătesc pentru asta. Varietatea incredibilă de opțiuni disponibile îl fac o piață pentru cumpărători.
Găzduirea de e-mail utilizează în mod obișnuit programe sau site-uri web accesate de e-mail. Utilizarea tradițională a e-mailului, prin intermediul aplicațiilor care se află pe computere individuale, este rară în acest domeniu. Ca atare, practica obișnuită de a accesa online pentru a descărca mesaje de e-mail, a răspunde la aceste mesaje offline și apoi a vă reconecta pentru a trimite răspunsuri la acele mesaje nu este posibilă atunci când utilizați e-mailul accesat pe Web. Reversul este că utilizatorii nu sunt legați de computerele lor individuale, deoarece tot ce au nevoie pentru a trimite și primi mesaje de e-mail este un computer și o conexiune la internet.