Evaluarea unei propuneri este un proces în cinci pași utilizat pentru a oferi o revizuire echilibrată și imparțială a unei propuneri de afaceri formale. Acest tip de proces se găsește cel mai frecvent în departamentele de achiziții sau de management al contractelor ale organizațiilor sau corporațiilor mari. Scopul principal al evaluării unei propuneri este de a se asigura că este utilizat un proces echitabil și transparent pentru a selecta postul câștigător. Acest lucru este foarte important, deoarece propunerile sunt adesea necesare pentru proiecte sau cheltuieli costisitoare.
Cei cinci pași utilizați în evaluarea propunerilor sunt: formarea unei echipe pentru a analiza propunerile, asigurarea conformității cu cerințele de depunere, analizarea răspunsurilor în raport cu detaliile documentului de licitație, atribuirea unei ponderi fiecărei categorii și notarea fiecărei trimiteri. Propunerea cu cel mai mare punctaj este ofertantul câștigător. Odată făcută selecția, toate companiile care au depus o propunere sunt informate despre rezultate. Companiile nereușite au dreptul de a intenta un proces în cazul în care consideră că procesul a fost părtinitor sau a încălcat legea contractelor.
Primul pas într-un proces de evaluare a propunerilor este formarea unei echipe interne care va fi responsabilă cu revizuirea depunerilor. Calitatea de membru al echipei ar trebui să se bazeze pe experiența în procesul relevant, pe experiența aferentă și pe o înțelegere fermă a procesului de achiziții. În unele organizații, această echipă este implicată în crearea cererii de propunere (RFP) sau a documentului de licitație care este distribuită potențialilor furnizori. Alte companii ar putea decide că având două echipe separate înlătură posibilitatea unui conflict de interese și interferență cu selecția finală.
În mod obișnuit, un ofițer de achiziții sau un coordonator al RFP examinează toate depunerile pentru a asigura conformitatea completă cu toate cerințele. Aceasta este o verificare pur administrativă pentru a se asigura că toate ofertele au fost primite înainte de termenul limită, că orice plată necesară a fost procesată și că nu lipsesc pagini sau documente. Odată ce această verificare este finalizată, se fac copii ale propunerilor pentru fiecare membru al echipei de evaluare.
Membrii echipei încep noua etapă a evaluării propunerii prin revizuirea fiecărui răspuns individual și comparându-l cu cererea de propuneri sau cu documentul de specificație. Scopul revizuirii este de a determina dacă propunerea abordează toate elementele din cererea de propuneri. Elementele care lipsesc sunt uneori raportate coordonatorului RFP, care urmărește compania pentru a verifica dacă omisiunea este o eroare materială, dar în multe cazuri, nu se face nicio urmărire.
În funcție de structura echipei, fiecărei secțiuni a RFP i se atribuie o pondere. Unele companii iau aceste decizii ca grup, iar altele permit fiecărui membru al echipei să emită o judecată independentă. Greutatea totală trebuie să fie de până la 100, iar categoriile trebuie să se bazeze pe cerințele reale ale cererii de propuneri. Deși unele companii acordă pondere calității depunerii efective, multe nu o fac, deoarece acest lucru acordă în esență puncte pentru depunerea unei propuneri.
Ultima etapă a evaluării propunerii este atribuirea unui punctaj. Fiecare membru al echipei ia o decizie independentă și își prezintă tabloul de punctaj coordonatorului RFP, care apoi totalizează răspunsurile și determină propunerea reușită. Întregul proces ar trebui să fie transparent și susținut într-o instanță de judecată, ca fiind imparțial și corect.