De obicei, un manager de propuneri va avea responsabilitatea de a gestiona toate propunerile unei organizații. Aceasta presupune coordonarea procesului de propunere, pregătirea propunerilor efective și prezentarea propunerilor potențialilor clienți. Managerul de propuneri va petrece o cantitate considerabilă de timp examinând cererile de propuneri (RFP), confirmând cerințele cu potențialii clienți și apoi începe procesul de propunere. Lucrând de obicei la un termen limită, el sau ea va fi responsabil pentru delegarea tuturor sarcinilor necesare pentru a finaliza o propunere, în timp ce supraveghează scrierea, editarea, ilustrarea și toate celelalte eforturi de producție asociate cu propunerea. În plus, el sau ea va elabora un program de propuneri, va identifica sarcinile cele mai urgente și va atribui prioritățile propunerii în conformitate cu procedurile dezvoltate intern.
Odată ce un manager de propuneri primește o cerere de propuneri, el sau ea va citi întregul document, concentrându-se pe înțelegerea specificațiilor și așteptărilor clientului, precum și a termenelor și bugetului relevante. În timpul procesului de revizuire, managerul de propuneri va lua adesea notițe și va nota întrebări pe care el sau ea le va clarifica cu clientul înainte de a începe. De acolo, el sau ea va întocmi un plan de propunere, va contura fiecare etapă a propunerii, precum și cerințele acesteia și va contura un program până la termenul limită al propunerii. Delegarea sarcinilor face parte din procesul de planificare în care managerul va mobiliza resurse organizaționale și subcontractate, precum și expertiză pentru a contribui la propunere.
Supravegherea eficientă este esențială pentru munca unui manager de propuneri, odată ce propunerea este în curs. Îndrumând toți membrii echipei din echipa de propuneri, el sau ea va disemina informațiile necesare și va supraveghea producerea tuturor paginilor de propunere, inclusiv atât estetica, cât și conținutul scris. Efectuând revizuiri periodice ale progresului, el sau ea se va asigura că propunerea este în conformitate cu solicitarea clientului. La finalizarea primei schițe, managerul de propuneri va revizui proiectul pentru acuratețe și coerență, precum și pentru a se asigura că propunerea se aliniază cu solicitările clientului. Ulterior, el sau ea va returna documentul echipei de propuneri pentru orice revizuire înainte de a-l înainta potențialului client.
Servind ca reprezentant al organizației pentru propuneri, managerul de propuneri va face, de asemenea, vizite regulate la fața locului pentru a interacționa cu clienții, pe lângă participarea la conferințele ofertanților. La aprobarea unui client cu privire la o propunere depusă, acesta va participa și la finalizarea și implementarea contractului. Adesea, aceasta va include negocierea acordurilor finale, precum și informarea organizației sale la început cu privire la munca propusă. Conducerea întâlnirilor cu personalul în cazul în care o propunere eșuează este, de asemenea, esențială pentru post.