Partajarea câștigurilor are loc atunci când angajaților li se oferă stimulente, cum ar fi bonusuri, pentru a participa la căutarea unor noi modalități de economisire a costurilor. Acest sistem de management poate promova un spirit de cooperare și solidaritate, arătând angajaților că opiniile și ideile lor sunt ascultate și apreciate de management. Gainsharing recunoaște angajații ca fiind valoroși nu numai pentru munca pe care o desfășoară, ci și în ceea ce privește modul în care contribuția lor poate informa măsuri eficiente de economisire a costurilor.
O caracteristică importantă a planurilor de împărțire a câștigurilor este deschiderea de noi canale de comunicare – cum ar fi comitetele de angajați, căsuțele de sugestii sau pur și simplu o politică de uși deschise – pentru a ajuta ideile bune să ajungă la membrii conducerii. De exemplu, poate un angajat al unei firme de curățenie folosește doi saci de gunoi în loc de unul, deoarece cei achiziționați de conducere nu țin suficientă greutate. Dacă ar fi mai puțin costisitor să cumpărați pungi mai puternice decât de două ori mai multe, dar curățenia consideră că această cheltuială nu este preocuparea lui sau ei și nu raportează problema, atunci compania cheltuiește mai mulți bani decât ar trebui. Cu un plan de împărțire a câștigurilor în vigoare, curățătorul ar avea mijloacele de a comunica problema și de a înțelege — prin existența unor canale de comunicare și prin promisiunea unei recompense monetare — că opiniile sale sunt foarte apreciate.
În împărțirea câștigurilor, termenul „câștig” este sinonim cu economii. Angajații au de câștigat la fel de mult pe cât ajută inițial organizația să economisească costuri. Partajarea câștigurilor se bazează pe compararea datelor istorice cu costurile curente, așa că este important de reținut că trebuie să se obțină noi câștiguri pentru ca angajații să primească un bonus sau alte beneficii. Este uneori confundat în mod greșit cu împărțirea profitului, un alt instrument de dezvoltare organizațională care este similar în ceea ce privește oferirea de stimulente, dar distinct în scopul său. Gainsharing recompensează angajații pentru îmbunătățirea productivității; repartizarea profitului recompense a crescut profitabilitatea.
Există trei tipuri principale de planuri de împărțire a câștigurilor, care se disting în ceea ce privește formulele pe care le folosesc pentru a calcula câștigul și productivitatea. Primul care a fost documentat, și încă cel mai larg aplicat, se numește Planul Scanlon. Această formulă pune în contrast costurile forței de muncă cu valoarea producției; valoarea producției, în acest caz, se bazează pe vânzările totale. Planul Rucker ia în considerare costul utilităților și materialelor, precum și al forței de muncă, în evaluarea câtă valoare a fost adăugată unui produs într-o perioadă de timp. În cele din urmă, Improshare, care se referă la o productivitate îmbunătățită prin partajare, măsoară orele necesare pentru a produce ceva în raport cu cantitatea produsă pentru a determina și recompensa câștigul.
Aceste trei modele reprezintă planurile standard de împărțire a câștigurilor. Multe companii creează planuri personalizate pentru a se potrivi mai bine nevoilor lor specifice. Ceea ce toate planurile de împărțire a câștigurilor au în comun este scopul de a lega interesele economice ale angajaților și ale angajatorilor pentru a crea o cultură a muncii orientată spre schimbare pozitivă și în care economiile îmbunătățite ale performanței pot beneficia ambele părți.