Gestionarea facturilor este o funcție internă de afaceri responsabilă cu gestionarea documentelor de la furnizori sau furnizori. Facturile reprezintă un document sursă în contabilitate. Documentele sursă prezintă informații specifice referitoare la o tranzacție financiară. Furnizorii oferă de obicei servicii externe, cum ar fi întreținere, utilități, rechizite de birou sau publicitate pentru companii. Furnizorii reprezintă companiile care asigură afacerilor resurse economice. Resursele economice includ materiile prime și forța de muncă directă necesare pentru a produce bunuri de consum sau servicii. Companiile folosesc procese de gestionare a facturilor pentru a se asigura că vânzătorii și furnizorii primesc plata în timp util.
Un proces comun de gestionare a facturilor este sistemul de potrivire în trei direcții găsit în funcțiile conturi de plătibile. Comenzile de achiziție reprezintă informațiile interne ale companiei care oferă indivizilor autorizație specifică de a cumpăra articole de la vânzători sau furnizori. Două copii ale comenzilor de cumpărare există de obicei într-o afacere. Unul este trimis vânzătorului sau furnizorului și unul este reținut în departamentul de contabilitate al companiei. Acest document intră în joc mai târziu în timpul procesului de gestionare a facturilor.
Companiile care utilizează software de tehnologie comercială pot folosi copii electronice ale comenzilor de cumpărare. În loc să păstreze o copie pe hârtie într-un fișier, companiile pot scana aceste informații într-o bază de date de server. Acest lucru permite persoanelor să examineze sau să recupereze comanda de cumpărare după cum este necesar. Software-ul de afaceri poate crește, de asemenea, acuratețea informațiilor despre comenzile de achiziție.
Cel de-al doilea document din sistemul de gestionare a facturilor de potrivire în trei direcții este biletul de primire. Biletul de primire și indică toate bunurile sau serviciile au fost primite de companie conform comenzii de cumpărare. Primirea biletelor este de obicei responsabilitatea depozitului companiei sau a personalului administrativ. O copie a comenzii de achiziție și a biletului de primire este trimisă în contabilitate pentru a finaliza plata facturii.
Mulți vânzători și furnizori oferă clienților 30 de zile pentru a plăti înainte de a evalua taxele și dobânzile pentru soldurile neplătite. Funcționarii de plată vor depune biletul de primire și ordinul de cumpărare într-un dosar restant. La primirea facturii finale a vânzătorului prin care se solicită plata, funcționarul plătibile va potrivi toate cele trei documente pentru a se asigura că informațiile se potrivesc. Potrivirea informațiilor fiecărui document este cheia sistemului de gestionare a facturilor în trei direcții. Companiile plătesc rar vânzătorii sau furnizorii dacă documentele nu se potrivesc. Odată ce procesul de conturi de plătit este finalizat, funcționarii vor tăia un cec pentru factură, vor solicita semnătura proprietarului sau managerului corespunzător și vor trimite cecul prin poștă.
Companiile pot utiliza sisteme personalizate de gestionare a facturilor. Proprietarii de afaceri și managerii vor dezvolta un sistem care le susține cel mai bine funcțiile de back office și contabilitate. Organizațiile mai mari care primesc câteva sute de facturi în fiecare lună pot dori un sistem mai simplu decât potrivirea în trei. Gestionarea facturilor nu necesită ca toate companiile să utilizeze același sistem.