Gestionarea comenzilor de achiziție este o funcție internă de contabilitate a afacerii. Companiile folosesc un proces de achiziție pentru a achiziționa stocuri, active operaționale și alte articole necesare pentru a produce bunuri sau servicii. Comenzile de achiziție reprezintă un document intern care acordă autorizație specifică pentru achiziționarea diferitelor resurse. Companiile mai mari au de obicei un proces de comandă de cumpărare mai bine definit decât întreprinderile mai mici. Companiile mari creează politici de gestionare a comenzilor de achiziție pentru a se asigura că angajații respectă procedurile de operare standard pentru acest proces.
Proprietarii de afaceri desemnează de obicei autoritatea de comandă anumitor persoane din afacere. Proprietarii de afaceri, directorii și managerii de nivel executiv permit adesea managerilor operaționali să aprobe comenzile de cumpărare pentru departamentul lor. Ordinele de cumpărare pentru sume semnificative de dolari, cum ar fi câteva mii de dolari, sunt singurele comenzi de cumpărare care necesită autorizarea unui director. Proprietarii de afaceri și managerii executivi delegă această capacitate pentru a se asigura că operațiunile de afaceri ale companiei pot continua fără o supraveghere excesivă.
Companiile pot utiliza un sistem de gestionare a comenzilor de achiziție care necesită o revizuire a mai multor furnizori sau furnizori. Această cerință asigură că compania obține cel mai mic cost posibil pentru resursele economice. Companiile de producție, producție și construcții folosesc în mod obișnuit un sistem de comandă de licitație/propunere. Un sistem de licitație/propunere permite vânzătorilor și furnizorilor să prezinte unei companii informații specifice referitoare la achizițiile de resurse economice. Furnizorii și furnizorii vor sublinia costul fiecărui articol, procesul de livrare disponibil și timpul necesar pentru a finaliza toate serviciile enumerate în ofertă/propunere. Acest proces ușurează compania de a face cantități mari de lucru cu picioarele legate de achiziția de resurse economice.
Afacerile mari au adesea un departament de achiziții singurul responsabil pentru achiziționarea de resurse. Acest departament preia comanda de achiziție autorizată și o trimite vânzătorului sau furnizorului. Departamentul de achiziții analizează disponibilitatea bunurilor pentru a se asigura că vânzătorul poate îndeplini toate obligațiile contractuale din comanda de cumpărare. Problemele ulterioare sau modificările aduse comenzii de achiziție pot fi trimise managerului operațional pentru aprobarea acestuia. Departamentul de achiziții este pur și simplu o funcție intermediară care gestionează procesul de comandă în sistemul de gestionare a comenzilor de achiziție.
Odată ce bunurile sau serviciile sunt primite sau finalizate, vânzătorii și furnizorii vor trimite companiei o factură pentru a solicita plata. Acesta începe procesul final al sistemului de gestionare a comenzilor de cumpărare. Factura este revizuită de departamentul de contabilitate al companiei. În departamentul de contabilitate, conturile de plată sunt responsabile pentru revizuirea documentelor pentru comenzile de cumpărare și emiterea plăților. Multe companii folosesc un sistem de potrivire cu trei căi. Funcționarii de plată vor examina comanda internă de achiziție în raport cu documentele primite și facturile furnizorilor. Companiile vor emite plăți numai atunci când toate cele trei documente se potrivesc. Funcționarii contabili vor introduce informațiile în software-ul de contabilitate al companiei, vor tipări un cec și vor cere unui semnatar autorizat să semneze plata emisiunii către furnizor.