Un inventar de materii prime este cantitatea de materii prime care se află în posesia proprietarului într-o anumită perioadă contabilă. Evaluarea acestui tip de inventar poate avea loc la începutul sau la sfârșitul perioadei. Identificarea soldului de început și de sfârșit al stocurilor în timpul perioadei poate ajuta la identificarea cantității de utilizare a materiilor prime care a avut loc în perioada și, astfel, poate influența procesul de comandă a acestor materiale pentru perioadele viitoare.
Ca și în cazul majorității tipurilor de stocuri, menținerea unui inventar de materii prime este esențială pentru funcționarea continuă a oricărui tip de operațiune de producție. În mod ideal, afacerea va găsi echilibrul perfect între a avea suficiente materiale la îndemână pentru a menține cel mai eficient ritm de producție, păstrând totodată stocul cât mai scăzut posibil, reducând astfel suma taxelor care sunt evaluate pe inventar. Pentru a atinge acest scop, monitorizarea primirii si emiterii materialelor din acel inventar este esentiala.
În ceea ce privește ținerea evidenței contabile a unui inventar de materii prime, noile expedieri de materiale primite se notează ca debit în evidență. Atunci când oricare dintre materiile prime sunt emise din inventar, cel mai adesea pentru utilizare în procesul de fabricație, această debursare se notează ca credit, scăzând astfel numărul total de unități și valoarea generală a inventarului. Multe companii înregistrează aceste debite și credite în stocul de materii prime în timp real, deși este încă obișnuit în unele afaceri să înregistreze tranzacțiile zilnic sau chiar săptămânal.
Structurarea procesului de comandă ajută la menținerea stocului de materii prime la un nivel în care există suficient pentru a susține funcționarea continuă a fabricii, dar nu atât de mult încât o cantitate semnificativă din stoc să rămână neatinsă pentru perioade lungi de timp. Prin monitorizarea frecvenței cu care sunt emise materialele din inventarul existent și comparând aceasta cu cât timp durează furnizorul să proceseze și să livreze o nouă comandă de materii prime, este posibil să se stabilească linii directoare specifice pentru plasarea comenzilor în timp util. Monitorizarea continuă a inventarului face posibilă ajustarea frecvenței și mărimii acelor comenzi, astfel încât inventarul să fie menținut la o dimensiune rezonabilă, eliminând astfel nevoia de a plăti taxe suplimentare pentru un inventar umflat. În timp ce acest proces a fost odată făcut manual, software-ul modern de inventar poate fi configurat cu ușurință pentru a urmări activitatea din inventar și pentru a plasa automat comenzi când și după cum este necesar.