Un inventar direct de materiale este o contabilitate detaliată a materialelor disponibile pentru producție, dar care nu sunt încă puse în funcțiune. Acestea includ materii prime pentru producție, împreună cu consumabile utilizate în furnizarea de servicii, cum ar fi cablurile electrice pentru antreprenori. Menținerea unor evidențe exacte ale stocurilor în fiecare etapă a producției este importantă pentru a menține costurile sub control și pentru a identifica suprasolicitarea, pierderile și furtul. Programele de calculator pot fi utile, deși înregistrările pe hârtie pot fi preferate sau chiar necesare în unele cazuri.
Aceasta include toate articolele care intră în producția de produse sau servicii finite. În plus, firmele trebuie să ia în considerare materialele indirecte, articolele diverse care sunt mai greu de urmărit. Într-un exemplu, materialele directe pentru electricieni includ lucruri precum prize și cabluri. În schimb, lipirea și banda electrică sunt materiale indirecte, deoarece sunt mult mai greu de urmărit pe proiect.
Inventarele identifică în mod clar toate materialele directe disponibile și oferă informații despre numărul și locația acestora. Inventarul direct de materiale poate fi utilizat pentru a urmări mișcarea proviziilor printr-o afacere și poate ajuta la identificarea problemelor precum componentele lipsă. De asemenea, poate ajuta personalul să localizeze lucrurile atunci când au nevoie de ele și să se asigure că vor avea suficient pentru un proiect. Lucrătorii de linie de la o companie care se pregătește să înceapă producția, de exemplu, pot verifica locația și numerele tuturor componentelor necesare într-un inventar direct de materiale pentru a se asigura că producția poate merge mai departe.
Întocmirea unui inventar direct de materiale este, de asemenea, necesară în scopuri contabile. Companiile doresc să țină evidența valorii stocurilor la îndemână, inclusiv a stocurilor în diferite etape ale procesului de producție. Materiile prime pot fi costisitoare, iar greșelile cu declarațiile financiare pot duce la plata accidentală a mai multor taxe sau la întâmpinarea altor probleme. De asemenea, companiile de asigurări pot solicita inventare detaliate, deoarece acestea nu doresc să plătească daune pentru articolele pe care companiile nu le aveau de fapt la îndemână.
Inventarele computerizate actualizate continuu reprezintă o abordare comună a inventarului direct de materiale. Acestea oferă informații în timp real despre ce are o companie și unde se află pentru referință instantanee. Personalul poate fi responsabil pentru introducerea actualizărilor atunci când mută proviziile. Este obișnuit să faceți acest lucru după o lucrare, atunci când se generează documentația pentru facturarea clienților și actualizarea înregistrărilor companiei, deoarece lucrătorii pot determina rapid câte consumabile au folosit și pot modifica numerele de inventar. Companiile pot folosi, de asemenea, tehnologia de identificare prin radiofrecvență pentru a urmări articolele care își schimbă poziția într-o unitate.