Inventarul negativ este de obicei rezultatul unei diferențe între inventarul real disponibil și inventarul virtual, așa cum este monitorizat și calculat de un sistem informatic. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când a fost făcută o eroare sau sistemele nu sunt actualizate corespunzător și indică faptul că au fost vândute sau transferate produse care nu ar fi trebuit să fie. Probleme cu inventarul pot apărea și atunci când produsele sunt pierdute, apoi inventarul este ajustat pentru a elimina produsele pierdute și apoi sunt găsite fără a reajusta inventarul.
Termenul poate părea la început o contradicție, deoarece implică faptul că o afacere poate avea mai puțin de zero produs, dar este o consecință rezonabilă a gestionării stocurilor. Practic indică faptul că o afacere a vândut produse care nu sunt de fapt acolo sau a vândut produse care nu făceau parte din evidența inventarului. Acest lucru poate apărea din cauza comunicării greșite între sisteme. Dacă o companie producătoare a vândut un articol înainte de a fi realizat, atunci este posibil ca sistemul de inventar să arate un inventar negativ până când produsul este realizat și numărul este corectat.
Stocurile negative pot apărea și ca urmare a numărării incorecte a stocurilor sau a scăderii produselor din locația greșită la o companie. Dacă numărătoarea disponibilă pe un computer indică faptul că un magazin ar trebui să aibă 12 dintr-un anumit articol, dar un angajat nu poate găsi efectiv acele 12 articole, atunci acestea ar putea fi scăzute din inventarul magazinului. De obicei, se presupune că aceasta a fost cauzată de o formă de contracție și poate fi legată de practici necorespunzătoare de primire sau de furt. Dacă toate cele 12 articole sunt găsite și puse pe raft pentru vânzare, fără ca inventarul magazinului să fie ajustat, atunci vânzarea lor poate crea un inventar negativ pentru acel magazin.
În timp ce inventarul negativ nu este neapărat dezastruos pentru o companie, poate duce la o evidență slabă și poate face controlul stocurilor mai dificil. Magazinul din exemplul de mai sus a pierdut profit, din cauza faptului că nu are articolul pe raft și poate ajunge să aibă prea mult produs, deoarece articolele noi sunt expediate la magazin și sunt găsite articolele lipsă. Situația poate apărea și dacă o companie urmărește în mod necorespunzător același articol în mai multe locații. Dacă există 50 dintr-un articol în locația A și 100 dintr-un articol în locația B, de exemplu, atunci 100 de vânzări la locația B documentate incorect ca provin din locația A ar crea un inventar negativ la locația A.