Inventarul fizic se poate referi cu exactitate la două idei separate, dar legate, iar semnificația este legată în principal de faptul dacă termenul este folosit pentru a se referi la un lucru sau la un proces de a face ceva. Inventarul fizic se poate referi adesea la inventarul disponibil de produse găsite într-un magazin, de obicei o unitate de vânzare cu amănuntul, și poate fi, de asemenea, denumit inventar real sau „la mână”. Acest inventar se poate referi și la procesul prin care stocul dintr-un magazin este numărat pentru a stabili valoarea cantitativă a inventarului în sine.
Diferența dintre cele două utilizări ale cuvântului este, practic, dacă termenul este folosit ca substantiv sau verb. Când este folosit ca substantiv, termenul este adesea folosit în comerțul cu amănuntul pentru a stabili cât de mult produs este disponibil pentru a fi vândut clienților. Deoarece mulți clienți vor părăsi un magazin cu mâna goală dacă nu găsesc produsul pe care îl caută, este important să se asigure un stoc suficient într-un magazin. Inventarul este, de asemenea, legat în mod obișnuit de stocarea și reaprovizionarea raftului pentru a se asigura că produsele din magazin sunt ușor accesibile clienților.
Acest lucru este adesea în contrast cu inventarul computerizat, care este ceea ce înregistrările livrărilor primite și vânzările de articole din magazin indică că ar trebui găsite în magazin. Erorile de expediere, furtul, procesele necorespunzătoare la registru și alți factori pot crea o diferență între inventarul fizic sau real și inventarul computerizat. Pentru multe companii, discrepanța dintre aceste două numere este denumită fie micșorare, pentru articolele cu mai puțin inventar fizic decât inventarul computerizat, fie creșterea, atunci când inventarul real este mai mare decât inventarul computerului. Ambele sunt considerate în mod obișnuit a fi negative, deoarece acestea indică adesea fie pierderea companiei, fie performanța slabă a asociaților la un anumit nivel.
Atunci când este folosit pentru a descrie un proces, inventarul fizic se face de obicei o dată pe an sau la fel de regulat. În funcție de dimensiunea magazinului, contorizarea stocurilor poate dura doar câteva ore sau câteva zile și poate fi efectuată de angajații magazinului sau de contractori externi angajați pentru efectuarea inventarierii. Pentru magazinele mai mari sau pentru departamentele de magazine care sunt deosebit de populare în rândul clienților sau mai susceptibile de a fi vizate de hoți, contorizările zilnice sau săptămânale pot fi, de asemenea, efectuate ca parte a inventarului fizic în curs.