Multe organizații se bazează pe donațiile de la persoane și întreprinderi pentru a acoperi cheltuielile de funcționare, făcând relația dintre organizație și donator o prioritate semnificativă. Aceste grupuri se bazează frecvent pe sistemele de management al donatorilor pentru a menține contactul cu donatorii și pentru a maximiza donațiile. Managementul donatorului include de obicei întregul proces de identificare a unui potențial donator, de a convinge perspectiva să facă o donație și apoi de a încuraja donatorul să-și continue sprijinul financiar. Grupurile care primesc o sumă semnificativă de venituri prin donații folosesc adesea serviciile consultanților sau specialiștilor în strângere de fonduri, precum și pachetele software de management al donatorilor, pentru a crește sau a menține nivelurile contribuțiilor. De la apariția internetului, aceste pachete software au devenit din ce în ce mai sofisticate, oferind o gamă de caracteristici care, combinate cu expertiza unui expert în strângere de fonduri, pot crește foarte mult suma de bani donată unei cauze sau organizații.
Strângerea de fonduri organizațională poate fi o sarcină uriașă, deoarece de obicei implică convingerea unui individ sau a unui reprezentant al companiei să dea bani unui grup fără așteptarea rambursării. Deși există un factor uman uriaș în cultivarea donatorilor, deoarece contactul personal cu donatorii majori este un element crucial al campaniilor de strângere de fonduri de succes, procesul necesită și o structură. Buna gestionare a donatorilor încorporează un sistem prin care contactul cu donatorii este monitorizat și evaluat în mod constant pentru a permite dezvoltarea celei mai bune abordări pentru a trata cu donatorii individuali și pentru a încuraja contribuțiile continue. Aceste abordări pot include oferirea de stimulente pentru donație, cum ar fi invitații la evenimente, prime înfrumusețate cu sigla organizației, precum și alte avantaje și privilegii pentru contribuții generoase. În plus, managementul donatorilor implică adesea recunoașterea publică a donatorilor prin numirea acestora în publicațiile grupului sau includerea numelui lor pe un perete fizic al donatorilor de la sediul organizației.
Datorită complexității gestionării a sute sau chiar mii de relații cu contribuatorii financiari, multe organizații investesc în software de management al donatorilor. Aceste pachete software variază în funcție de caracteristici, dar în mod obișnuit integrează baze de date care includ informații despre donator și un istoric al contactului cu capacitatea de a urmări modelul de donare al donatorului. Angajații și consultanții care sunt responsabili cu gestionarea donatorilor se pot referi la aceste informații atunci când iau decizii cu privire la campanii vizate sau se angajează în comunicare directă cu donatorii individuali. Alte caracteristici care sunt adesea incluse în acest tip de software includ capabilități de gestionare a contactelor care permit grupurilor să desfășoare campanii de e-mail sau poștă directă sau să identifice momentele bune pentru a apela un donator la telefon. Unele pachete includ chiar instrumente de strângere de fonduri online, cum ar fi un sistem back-end care poate fi conectat la site-ul web al organizației pentru a încuraja donațiile online.