Gestionarea salariilor este procesul pe care companiile îl folosesc pentru a compensa lucrătorii pentru munca lor. Acest proces include, de asemenea, reținerea impozitelor pe salarii, cum ar fi venitul, securitatea socială și șomaj, precum și popririle. Multe companii folosesc un pachet de software computerizat de afaceri sau de contabilitate pentru a le ajuta cu această funcție de afaceri. Managerii de salarizare și funcționarii din departamentul de resurse umane păstrează de obicei dosarele angajaților în care compania are înregistrări scrise pentru a susține deducerile reținute din salariul angajatului.
Companiile dezvoltă de obicei sisteme standard de gestionare a salariilor pentru a se asigura că toți angajații completează documentele necesare pentru a lucra într-o companie. Aceste informații conțin informații personale referitoare la identitatea națională a unei persoane, locul de reședință, documentația de experiență și documentele fiscale. Documentele pot fi legate de agențiile guvernamentale federale, de stat sau locale. Companiile trebuie să păstreze aceste documente în sistemul lor de gestionare a salariilor pe toată perioada în care angajatul lucrează pentru companie și timp de câțiva ani după ce compania sau angajatul încetează relația de muncă.
Multe pachete sau aplicații software de afaceri și contabilitate conțin module de salarizare pe care companiile le pot folosi pentru gestionarea salariilor. Aceste module pot ajuta la automatizarea sistemelor care calculează impozitele pe salarii și popririle pe salariu. Majoritatea pachetelor software și aplicațiilor de pe piață permit companiilor să-și actualizeze modulele de salarizare de fiecare dată când se fac modificări în legislația privind impozitul pe salarii. Acest lucru economisește timp companiei, mai ales dacă compania are mai multe locații naționale sau internaționale. Aceste module pot, de asemenea, ajuta companiile să își separe sistemele de gestionare a salariilor în funcție de clasa de muncitori, cum ar fi clasificări salariale, orare sau alte clasificări.
Proprietarii de afaceri ar trebui să consulte un avocat pentru a se asigura că sistemele lor de gestionare a salariilor includ toată documentația relevantă pentru angajarea lucrătorilor, menținerea informațiilor despre salarizare și concedierea angajaților. Documentele legale implicate în gestionarea salariilor pot deveni rapid plictisitoare și necesită mult timp și efort pentru a fi corecte. Proprietarii care nu reușesc să țină evidențele de salarizare la zi se pot confrunta cu sancțiuni severe din partea agențiilor guvernamentale cu privire la informațiile privind salariile. Acest lucru nu numai că îi poate costa proprietarilor sume mari de capital, dar poate și forța întreprinderile mai mici să intre în faliment.
Întreprinderile mici sau proprietarii cu puțină experiență în salarizare pot externaliza acest proces către o terță parte. Deși externalizarea statelor de plată nu absolvă în totalitate responsabilitatea companiei, poate ajuta proprietarii să evite finalizarea majorității documentelor legate de salarizare. Procesatorii terți oferă companiilor și posibilitatea de a efectua verificări de antecedente sau de credit asupra potențialilor angajați, ceea ce poate ajuta la limitarea sau interzicerea problemelor viitoare ale lucrătorilor nemulțumiți sau nemulțumiți.