Tehnologia informației este de obicei o întreprindere costisitoare care necesită o planificare și o analiză atentă. Companiile folosesc această automatizare ca metodă de îmbunătățire a productivității și a profiturilor. Managementul schimbărilor tehnologice este procesul de planificare pentru o investiție IT. Aceasta include de obicei o revizuire detaliată a costurilor, beneficiilor și impactului instruirii noii automatizări pentru companie.
O analiză cost-beneficiu determină valoarea reală a unei noi investiții pentru o afacere. Această analiză este adesea folosită ca parte a procesului de management al schimbărilor tehnologice. Analiza cost-beneficiu poate fi revizuită de directori pentru a determina dacă ar trebui întreprinsă o investiție IT. Noile procese care generează productivitate ridicată și vânzări cu costuri mai mici oferă cea mai bună valoare pentru o companie.
Majoritatea investițiilor în tehnologie durează câțiva ani pentru a returna valoare unei organizații. Acest interval de timp este cunoscut ca un calcul al rentabilității investiției (ROI). Managementul schimbărilor tehnologice folosește algoritmi ROI pentru a determina beneficiile noii tehnologii. O companie va căuta de obicei un ROI de mai puțin de trei ani.
Atunci când o companie implementează noi produse software în operațiunile sale, schimbarea va avea, de obicei, efecte de costuri de lungă durată. Aceasta include costurile de întreținere hardware, licențiere și suport, care ar putea dura mulți ani după investiția inițială. Managementul schimbărilor tehnologice ține cont de acest cost în cadrul unui algoritm cunoscut sub numele de cost total de proprietate.
O actualizare tehnică este înlocuirea computerelor și a altor dispozitive ale unei companii. Această reîmprospătare a hardware-ului și software-ului se efectuează de obicei la fiecare cinci ani. Managementul schimbărilor tehnologice este procesul formal care urmărește nevoia și costurile asociate cu eforturile de reîmprospătare tehnică. Acestea includ telefoane mobile, laptopuri, computere și software.
Multe companii sunt forțate să actualizeze aplicațiile deoarece software-ul nu mai este acceptat de furnizor. Aceasta este o problemă comună, deoarece toate programele au învechit încorporat. Odată ce un produs devine neacceptat, o companie este forțată să facă upgrade. Aceasta este o decizie dificilă pentru o companie care necesită tehnici eficiente de management al schimbărilor tehnologice.
Adăugarea de noi tehnologii poate avea un impact major asupra productivității și performanței personalului din întreaga companie. Gestionarea eficientă a schimbărilor necesită o revizuire detaliată a proceselor de afaceri actuale, a strategiilor de instruire a utilizatorilor și a abordărilor de management al schimbării. Atunci când noua tehnologie este introdusă într-o manieră formală, strategică, este mai probabil să fie acceptată de organizație.