Există două metode principale de contabilitate: baza de numerar și baza de angajamente. Folosind metoda bazată pe numerar, veniturile și cheltuielile sunt înregistrate la momentul schimbului de bani, indiferent de momentul în care a fost realizat venitul sau a fost generată datoria. În metoda de angajamente, veniturile și datoria sunt înregistrate în momentul în care sunt câștigate sau suportate, indiferent de momentul în care sunt plătite. Unele întreprinderi mici pot folosi, de asemenea, o formă hibridă care combină cele două metode.
Majoritatea întreprinderilor mici care desfășoară activități independente și neîncorporate folosesc baza de numerar datorită simplității acesteia. Dacă un antreprenor termină o lucrare pe 20 decembrie, dar nu este plătit până la 20 ianuarie, el include veniturile în ianuarie. Pregătirea unui raport de sold și a declarației fiscale este relativ simplă, deoarece trebuie pur și simplu să se uite la depozitele și facturile plătite pentru a determina profitul sau pierderea pentru anul. Dacă cineva nu plătește ceea ce îi datorează, nu trebuie să ajusteze bilanţul anului următor cu o deducere a creanţelor neperformante, pentru că nu a inclus niciodată banii care i se datorau în conturile sale. Deși această metodă nu oferă o imagine exactă a cheltuielilor lunare și a profitabilității, ea îi permite unei persoane să știe exact câți bani are la îndemână în orice moment.
Metoda de angajamente poate fi puțin mai dificilă, dar principiile contabile general acceptate impun ca toate corporațiile să utilizeze metoda de angajamente. Cheltuielile și veniturile sunt înregistrate în momentul în care sunt efectuate sau câștigate. De exemplu, dacă cheresteaua pentru un proiect de construcție este livrată în iulie, atunci cheltuiala este înregistrată în iulie, chiar dacă factura nu este plătită până în august sau mai târziu. Dacă proiectul este finalizat în decembrie, dar termenii acordului permit clientului să întârzie plata cu 30 de zile, atunci venitul din proiect este socotit în decembrie și inclus în declarația fiscală a anului respectiv, cu condiția ca compania să folosească anul calendaristic. ca anul fiscal al acesteia.
Alte datorii care pot fi plătite trimestrial sunt, de asemenea, alocate în conturi pentru fiecare lună de pasiv atunci când se utilizează metoda de angajamente, și nu doar când datoria este plătită. De exemplu, dacă o corporație plătește o primă anuală de 1200 USD (USD) pentru asigurarea proprietății, se va crea un cont care înregistrează o cheltuială de 100 USD pentru asigurare în fiecare lună. În acest fel metoda de angajamente are avantajul de a oferi o imagine mult mai precisă a cheltuielilor lunare de exploatare decât metoda de numerar. O situație anuală de profit și pierdere bazată pe contabilitatea de angajamente oferă, de asemenea, o imagine mai precisă a profitabilității generale a organizației.
Există unele dezavantaje ale oricărei metode de contabilitate, iar metoda de angajamente nu este diferită. O companie poate arăta foarte bine pe hârtie și, totuși, poate fi săracă în numerar și în urmă cu datorii, mai ales dacă clienții nu își mai plătesc facturile în timp util. Metoda de angajamente presupune că toate conturile sunt în stare bună, dar dacă un client este în neregulă sau în stare de nerambursare, atunci compania poate să nu-și poată plăti nici datoriile. Dacă un client nu plătește o datorie, atunci compania trebuie să calculeze și să înregistreze o deducere a creanțelor neperformante pentru a corecta înregistrările și a recupera orice taxe plătite pe veniturile care nu au fost efectiv primite.