Bugetarea bazată pe performanță este un proces care implică evaluarea productivității diferitelor operațiuni din cadrul unei organizații și alocarea unei cote mai mari de resurse disponibile operațiunilor care contribuie cel mai mult la bunăstarea generală a organizației. Această abordare a alocării resurselor este concepută pentru a încuraja utilizarea înțeleaptă a timpului, a finanțelor și a abilităților, astfel încât întreaga organizație să beneficieze. Ca și în cazul majorității tipurilor de strategii bugetare, bugetarea bazată pe performanță nu este o abordare statică și necesită ca productivitatea fiecărei operațiuni să fie evaluată de la o perioadă bugetară la alta.
Pentru a iniția procesul de bugetare bazată pe performanță, este necesar să se ia în considerare modul în care a funcționat organizația în trecut, modul în care istoria se referă la condițiile prezente și ce scopuri sau obiective sunt preconizate pentru perioada bugetară următoare. Această parte a evaluării face mult mai ușor de înțeles ce a funcționat și ce nu a funcționat în trecut și cum acele eforturi au modelat în cele din urmă starea actuală a organizației. Odată ce aceste date sunt confirmate, poate începe procesul de determinare a modului în care organizația își poate stabili și atinge obiectivele pentru perioada bugetară următoare.
Fundamentul oricărei încercări de bugetare bazată pe performanță este identificarea rezultatelor produse de fiecare departament, divizie sau sector al organizației. Aceasta înseamnă adesea să privim îndeaproape nu numai obiectivele finale pe care fiecare departament intenționează să le atingă până la sfârșitul perioadei bugetare, ci și modul în care aceste obiective se raportează la obiectivele pentru întreaga organizație. Definirea strategiilor facilitează evaluarea valorii acestor rezultate anticipate pentru organizație în ansamblu și determina ce procent din resursele disponibile vor fi furnizate sau alocate pentru atingerea acelor obiective.
Este important de menționat că bugetarea bazată pe performanță nu tinde să se concentreze pe activități individuale care sunt necesare pentru inițierea strategiilor care conduc la atingerea obiectivelor. În schimb, se pune accent pe abordarea amplă cu care va lucra toată lumea dintr-un anumit departament pentru a atinge obiectivele departamentului. Această abordare oferă liderilor sau managerilor unui departament un anumit grad de latitudine în modul de organizare a sarcinilor specifice în cadrul mai mare al strategiei departamentale.
Prin implicarea în bugetarea bazată pe performanță, toate secțiunile sau zonele organizației au acces la resursele de care au nevoie. În același timp, această alocare judiciară a resurselor împiedică posibilitatea ca timp, talent și bani să fie alocați unui domeniu care poate funcționa la eficiență optimă cu un buget mai mic. Ca rezultat, organizația se află într-o poziție mult mai bună pentru a-și îndeplini obiectivele pentru perioada acoperită de buget și are șanse mai mari de a încheia perioada ca o entitate considerabil mai puternică.