Fluxul de numerar negativ apare într-o afacere atunci când ieșirea de plăți în numerar depășește fluxul de numerar din vânzări. Cele mai frecvente motive pentru această problemă includ cheltuieli de operare ridicate, volum scăzut de vânzări, contabilitate necorespunzătoare a costurilor, investiții slabe făcute în active și opțiuni de finanțare neatractive făcute cu creditori. Multe companii pot implementa câteva proceduri pentru îmbunătățirea fluxului de numerar. Permiterea creșterii fluxului de numerar negativ la niveluri nesustenabile va duce la o apropiere a companiei de faliment. În unele cazuri, compania poate fi în imposibilitatea de a corecta problemele fluxului de numerar, lăsând falimentul ca singura opțiune.
Declarația fluxurilor de numerar este cel mai comun instrument pe care îl pot folosi companiile pentru a determina de ce au o problemă negativă a fluxului de numerar. Această declarație este necesară pentru toate companiile care utilizează un sistem de contabilitate de angajamente. Majoritatea întreprinderilor folosesc sistemul de contabilitate de angajamente, deoarece standardele naționale de contabilitate au cerințe stricte pentru sistemul de contabilitate de angajamente. Situația fluxurilor de numerar are trei secțiuni: exploatare, investiții și finanțare. Fiecare secțiune enumeră mișcările specifice de numerar pe care o companie le va experimenta de-a lungul vieții sale operaționale. Revizuirea acestei declarații poate ajuta proprietarii și managerii să descopere probleme legate de fluxul de numerar negativ al companiei.
Cheltuielile mari de exploatare sunt unul dintre motivele pentru care o companie poate avea un flux de numerar negativ. Cheltuielile de exploatare sunt înregistrate în secțiunea operațională din situația fluxurilor de numerar. Companiile care plătesc în plus pentru forță de muncă, materii prime, utilități, întreținere pentru facilități și alte elemente necesare pentru a desfășura operațiunile zilnice au un potențial mai mare de flux de numerar negativ.
Volumul scăzut al vânzărilor duce, de asemenea, la un flux de numerar negativ. Dacă o companie nu poate vinde suficiente bunuri pe piața liberă, atunci compania va experimenta cu siguranță fluxuri de numerar scăzute. Practicile proaste de contabilitate a costurilor pot fi motivul vânzărilor scăzute și al costurilor de operare ridicate. Companiile care nu pot contabiliza și aloca costurile produselor în mod eficient nu vor înțelege cum să stabilească prețul produselor.
În secțiunea de investiții a situației fluxurilor de numerar, investițiile în active fixe pot prezenta probleme legate de fluxurile de numerar. Achiziționarea prea multor active fixe care nu vor adăuga valoare companiei va avea ca rezultat fluxuri de numerar imediate, fără potențial pentru viitoare intrări de numerar. Aceasta poate fi atât o situație imediată negativă a fluxului de numerar, cât și o problemă a fluxului de numerar pe termen lung.
Secțiunea de investiții este strâns legată de secțiunea de finanțare a situației fluxurilor de numerar. Companiile vor avea adesea nevoie de finanțare externă pentru a ajuta la plata activelor fixe. Angajarea în împrumuturi care au rate mari ale dobânzii, plăți de balon sau alte condiții nefavorabile va avea ca rezultat plăți mari în numerar pentru împrumuturile pe care compania trebuie să le plătească înainte de cheltuielile de exploatare.