O autoritate contractuală este o persoană sau o agenție care este autorizată să angajeze fonduri pentru un proiect înainte ca aceste fonduri să fie disponibile. Cu această putere, oamenii pot încheia contracte și pot începe proiecte cu asigurarea că fondurile sunt pe drum. Odată semnat contractul, acesta este o obligație formală, iar fondurile trebuie să fie produse în perioada de timp stabilită în contract.
Agențiile guvernamentale sunt cele mai frecvente entități cărora li se permite să acționeze cu autoritatea contractuală. Aceste agenții trebuie să poată desfășura afaceri înainte ca fondurile să fie alocate și distribuite pentru a aborda probleme stringente sau pentru a se conforma mandatelor și sunt susținute de guvern, garantând fondurile. Aceștia pot utiliza creditele anterioare ca ghid pentru a determina câți bani vor fi disponibili și, pe lângă angajarea de fonduri înainte de adoptarea bugetelor, pot depăși și angajamentele de finanțare promise dacă devine necesar.
Când bugetele sunt elaborate și aprobate, agențiile depun cereri de finanțare cu defalcări detaliate ale modului în care vor fi utilizate finanțarea. Agențiile pot indica că și-au folosit autoritatea contractuală pentru a se angaja la finanțare și că vor fi necesari bani pentru a acoperi aceste obligații. De asemenea, ei încearcă să prezică nevoile de cheltuieli, astfel încât fondurile adecvate să fie alocate atunci când bugetul este adoptat.
În sectorul privat, cineva cu autoritate contractuală este autorizat să negocieze și să semneze un contract în numele unei persoane sau al unei companii-mamă. Ca și în cazul unei agenții guvernamentale care pregătește un contract, civilii cu autoritate contractuală nu pot produce personal fondurile în momentul negocierii contractului, dar pentru că acţionează cu autoritate legală, contractul va fi finanțat. Dacă există o dispută, aceasta înconjoară cel mai frecvent domeniul de aplicare al autorității. O companie poate argumenta, de exemplu, că a acordat cuiva autoritate contractuală limitată și că respinge contractul negociat deoarece nu satisface nevoile acestuia, este prea costisitor sau are alte probleme.
Atunci când negociați și încheiați acorduri cu persoane care au autoritate contractuală, poate fi recomandabil să obțineți informații despre limitele autorității respective pentru a confirma că contractul va fi valabil. Nu trebuie să presupunem că, pentru că cineva pretinde că are autoritate contractuală, chiar o are. În cazul civililor care fac acorduri în numele angajatorilor sau clienților, trebuie prezentată documentația care să ateste această autoritate.