O birocrație este o organizație mare care utilizează un anumit sistem de administrare. Acest sistem se caracterizează printr-o ierarhie a autorității, o împărțire a sarcinilor, reguli stricte de funcționare și documentarea acțiunilor efectuate. Birocrațiile sunt cel mai adesea asociate cu guvernele, dar orice entitate mare, cum ar fi o corporație sau un district școlar, poate fi de natură birocratică. Termeni precum „birocratie” și „birocrat”, care se referă la un funcționar dintr-o birocrație, sunt adesea folosiți cu conotații negative, deoarece unii oameni cred că acest sistem de administrare include reglementări excesive și inutile, ineficiențe și risipă.
Structure
Acest tip de organizație are ceea ce se numește o structură de putere piramidală verticală, cu mult mai multe birouri, birouri și angajați situate la bază, sau la nivelul de servicii, decât există la vârf, sau la nivelul managementului. Birourile și lucrătorii de la nivelurile inferioare sunt de obicei supuse unor reguli și reglementări care dictează modul în care trebuie să funcționeze. Multe dintre acțiunile pe care le întreprind trebuie să fie documentate, astfel încât o evidență a ceea ce s-a făcut să poată fi pusă la dispoziția birourilor și administratorilor de la nivelurile superioare ale birocrației.
Pozitive
Beneficiile unei birocrații includ capacitatea de a gestiona o organizație mare și complexă într-o manieră ordonată. Regulile și reglementările pot fi utile pentru a se asigura că un număr mare de entități similare — cele de la bază — funcționează în același mod. A avea birouri de supraveghere și niveluri superioare de management asigură supraveghere și permite clienților, cetățenilor sau oricui este servit să apeleze la o autoritate superioară decât cei de la nivelul serviciului.
Negative
Birocrațiile sunt însă adesea criticate, deoarece uneori pot fi ineficiente sau risipitoare. Comunicarea între birouri sau niveluri de autoritate poate fi esențială, astfel încât lipsa comunicării poate duce la o funcționare necorespunzătoare. Realizarea lucrurilor într-o birocrație este adesea complicată de așa-numita birocrație – documente și alte reglementări care ar putea fi considerate obositoare, redundante sau chiar inutile. Sarcini similare sau identice pot fi efectuate de mai multe ori la diferite niveluri sau la diferite birouri la același nivel. De asemenea, birocrațiile întârzie adesea să se schimbe sau să implementeze schimbări.
Posibile îmbunătățiri
Criticii susțin adesea că birocrațiile pot deveni mai eficiente prin micșorare, mai ales când vine vorba de guverne. O reglementare mai redusă a birourilor de nivel inferior le-ar putea permite acestora să fie mai adaptabile la propriile nevoi și situații, care ar putea diferi de cele ale altor birouri de la același nivel. Mai puține niveluri de administrare ar putea permite unei organizații să se schimbe mai rapid, deoarece aprobarea modificărilor este necesară de la un număr mai mic de persoane sau grupuri de oameni.