O carte de procese-verbale este o legare sau o carte legată care găzduiește relatări permanente și detaliate ale deliberărilor și rezoluțiilor. Procesele-verbale sunt scrise în timpul întâlnirilor oficiale ale unei firme sau evenimentelor juridice. De asemenea, pot fi folosite în afaceri pentru a înregistra lucrările întâlnirilor.
În mod tradițional, aceste cărți sunt scrise de mână și au pagini numerotate secvențial care au fost legate în siguranță. Acest proces este menit să protejeze împotriva activității frauduloase. Unele practici juridice păstrează încă cărți scrise de mână, atât ca un semn de cap către tradiție, cât și ca mijloc de încredere de a descuraja manipularea.
Prin lege, firmele încorporate și înregistrate sunt obligate să țină un carnet de procese verbale la zi. Aceste registre trebuie păstrate la sediul oficial, la sediul social sau la adresa legală a unei firme. Acestea trebuie să fie accesibile fiecărui membru al unei firme.
Deputații din sala de judecată pot fi însărcinați și cu menținerea unui carnet de procese-verbale. Deputații pot actualiza cartea pe măsură ce audierile și procesele au loc sub un judecător. Deputații sunt aleși ca deținători de încredere ai acestor evidențe.
Zorii erei tehnologice au schimbat modul în care unii tratează cărțile minute. Întreprinderile, de exemplu, s-ar putea baza pe cineva care să tasteze minute pe computer, să le imprime și apoi să lipească tipăritele în cărți cu pagini numerotate secvenţial. Afacerile cu un număr mare de întâlniri oficiale ar putea găsi acest mod de a ține registrele perfect acceptabil.
Procesele verbale ale corporațiilor pot conține documente și înregistrări ale corporației. Acestea pot include statutul, articolele corporative, rapoartele anuale și hotărârile directorilor și ale acționarilor. Ele pot conține, de asemenea, informații despre procedurile adunărilor dintre acționari și directori, inclusiv care acțiuni au fost convenite și ce rezoluții au fost adoptate.
Abaterea de la procedura standard, tradițională, de păstrare a proceselor-verbale poate face manipularea proceselor verbale relativ ușoară. De exemplu, păstrarea unui liant cu foi libere ca o carte de procese-verbale invită la manipulare, deoarece oricine poate pur și simplu să scoată o pagină și să pună o altă pagină în liant. Dacă o organizație preferă să păstreze o carte cu foi libere, trebuie luate anumite măsuri de precauție pentru a se asigura că cartea este păstrată în siguranță și că oportunitățile de falsificare sunt minime.
Pentru a proteja integritatea unei cărți cu foi libere, înregistratorii ar trebui să se gândească la încorporarea unui sistem în care fiecare pagină de minute este numerotată consecutiv. În mod similar, întâlnirile individuale ar trebui să aibă numere secvențiale asociate acestora. Chiar și articolele minute în sine ar trebui numerotate. În cele din urmă, semnătura cuiva cu autoritate care a citit procesul-verbal și a verificat autenticitatea acestora ar trebui să fie cerută pe fiecare pagină.