Cheltuielile cu datorii neperformante sunt orice tip de cheltuieli pe care o companie le suportă atunci când încearcă să încaseze creanțele care sunt semnificativ restante. Pe lângă includerea sumei creanței neperformante, cifra este probabil să includă și cheltuieli legate de efortul de colectare. O cheltuială cu datorii neperformante poate implica timpul și resursele cheltuite pentru trimiterea notificărilor restante, aplicarea unor taxe de întârziere la soldul restant și orice tip de taxe implicate în încercările de a colecta datoria neperformantă printr-un sistem judiciar.
Multe companii recunosc potențialul ca o parte din creanțe să rămână neîncasate. Din acest motiv, nu este neobișnuit ca o companie să includă o secțiune sau un articol rând în evidențele contabile, care este cunoscut sub numele de provizion pentru conturi îndoielnice. Adesea, acest sold este calculat ca procent din totalul creantelor restante pentru perioada citata. Unele companii plasează anumite conturi de clienți în această categorie, pe baza istoricului de plată lentă sau a știrilor din comunitatea de afaceri despre probleme financiare iminente pentru client. Permiterea unui anumit grad de cheltuieli cu datorii neperformante ajută la minimizarea potențialului afacerii de a se afla într-o criză a fluxului de numerar și de a nu-și putea îndeplini propriile obligații de datorie în timp util.
Urmărirea cheltuielilor cu datorii neperformante este importantă din mai multe motive. În primul rând, procesul permite companiei să identifice ce parte din resursele sale vor fi destinate eforturilor de colectare. Aceasta include timpul de personal, costurile administrative și costurile asociate cu externalizarea eforturilor de colectare. Atunci când o companie constată că cheltuiește o sumă exagerată de bani încercând să încaseze o creanță neperformantă, este evident că trebuie făcute modificări în procedurile de calificare a bonității noilor clienți, precum și evaluarea periodică a stării de credit a clientela existenta.
Un alt motiv pentru a urmări cheltuielile cu datorii neperformante are de-a face cu reducerile fiscale. În unele țări, agențiile fiscale federale permit companiilor să solicite o deducere pentru orice datorie neperformantă care este contractată într-o anumită perioadă fiscală. Această reducere fiscală este de obicei sub forma unui procent din datoria nerecuperabilă sau a unei sume maxime permise, oricare dintre acestea este mai mică. În funcție de circumstanțe, cifra poate fi suficientă pentru a ajuta la reducerea poverii fiscale generale pentru companie, măsură care ajută la compensarea mai mult din pierderea suferită de companie ca urmare a datoriilor neperformante.
Companiile sunt, în general, lente în a declara că soldurile întârziate din conturile clienților sunt datorii neperformante. Scopul este de a lucra cu clienții care au probleme cu fluxul de numerar și de a face aranjamente de plată care, în cele din urmă, au ca rezultat decontarea integrală a conturilor. Când toate eforturile rezonabile de a gestiona acest proces au eșuat, soldul inițial, orice penalități și dobânzi aplicate acelui sold și orice cheltuieli identificabile legate de eforturile de colectare pot fi considerate cheltuială cu datorii neperformante.