Cunoscută și sub denumirea de comandă generală de achiziție, comanda generală este un document comercial care autorizează un furnizor să furnizeze bunuri și servicii unui client în mod continuu. Termenii acordului specifică de obicei elemente ale aranjamentului, cum ar fi tipul de bunuri și servicii care vor fi furnizate și prețul unitar pe care clientul îl va plăti pentru fiecare articol livrat. De asemenea, comenzile generale oferă detalii despre cât timp va rămâne în vigoare acordul și orice alți termeni și condiții care pot fi relevante pentru natura relației de lucru dintre furnizor și client.
Comenzile de achiziție generale sunt utilizate de multe companii de toate dimensiunile. În multe cazuri, documentul servește ca mijloc de a se asigura că angajații clientului nu încearcă să cumpere bunuri sau servicii de la vânzători neautorizați. În același timp, vânzătorii extind adesea tarife speciale pentru clienții care sunt dispuși să accepte să cumpere produse de până la o anumită cantitate de dolari într-un interval de timp dat.
Cu toate acestea, este important să rețineți că o comandă generală nu servește același scop ca un contract de cumpărare de volum. Acordurile de cumpărare în volum obligă un client să cumpere o anumită cantitate de bunuri sau servicii într-o anumită perioadă de timp. Dacă clientul nu face acest lucru, vânzătorul poate invoca penalizări pentru nerespectarea termenilor.
În timp ce comanda generală impune adesea o limită la câți bani îi poate cheltui clientul cu vânzătorul într-o anumită perioadă de timp, nu îl angajează în niciun fel pe client să cheltuiască întreaga sumă. De fapt, clientul nu trebuie deloc să comande niciun produs de la vânzător, indiferent de existența unei comenzi generale. Deoarece contractul tipic de comandă generală nu obligă clientul să primească o cantitate fixă de mărfuri la intervale regulate, este necesar ca acesta să contacteze vânzătorul pentru a plasa comenzi legate de o comandă generală și pentru a programa expedierea când și după cum este necesar.
Multe companii folosesc un proces general de comandă ca mijloc nu numai pentru a se asigura că sunt utilizați doar furnizorii aprobați, ci și pentru a menține cheltuielile în limitele sumelor bugetate pentru fiecare departament sau divizie a companiei. De exemplu, o companie poate alege să stabilească o comandă generală care va fi în vigoare pentru un an calendaristic întreg. În cursul acelui an, compania poate comanda până la o anumită cantitate de produse, dar nu mai mult. Odată atinsă suma prestabilită, comanda generală este considerată îndeplinită și nu pot fi comandate produse suplimentare până când nu este creată și aprobată o nouă comandă generală de către client.