O copie software este o copie electronică a unui document. Acesta contrastează cu o copie tipărită, un document tipărit pe hârtie sau alt suport. Copiile soft sunt ușor de transferat, distribuit, partajat și manipulat – toate dezavantajele sau avantajele potențiale, în funcție de documentul implicat. Ele pot fi folosite și pentru a genera copii pe hârtie, prin tipărirea unei copii a documentului. Multe birouri fără hârtie sau cu deșeuri reduse se bazează în mare măsură pe copii software pentru comunicarea și partajarea informațiilor.
Copiile soft pot fi deschise de obicei într-o varietate de programe de procesare de text. Pentru securitate sporită, un document poate fi salvat într-un format numai pentru citire. Acest lucru va permite oamenilor să îl vadă, dar nu să schimbe copia soft. În cazurile în care oamenii sunt îngrijorați de modificarea sau manipularea datelor de către persoanele care au acces la fișier, acest lucru poate fi util. Unele programe mențin, de asemenea, jurnalele de modificări, permițând oamenilor să urmărească modificările aduse documentului, revenindu-le dacă se dorește pentru a restaura documentul la un punct anterior.
Persoanele cu copii software le pot trimite prin e-mail, le pot transfera printr-o rețea sau le pot pune pe un disc sau pe un hard disk portabil pentru a le partaja. Această varietate de tehnici de distribuție poate fi utilă și poate permite birourilor să elimine cheltuieli precum faxurile și curierii. Copiile electronice nu au, în general, aceeași calitate juridică ca și copiile tipărite, din cauza potențialului de modificare, dar pot fi folosite pentru majoritatea activităților dintr-un birou, inclusiv pentru lucruri precum trimiterea de schițe electronice ale unui contract înainte și înapoi pentru editare și aprobare. , oamenii examinând cu atenție copia hârtie înainte de a semna pentru a se asigura că conține modificările pe care le doresc.
Copiile soft pot fi folosite și pentru lucruri precum prezentări, oamenii fie distribuind documentul electronic, astfel încât toată lumea să aibă o copie, fie afișându-l pe un ecran la o prezentare sau un eveniment. Posibilitatea de a face modificări până în ultimul minut poate fi utilă pentru persoanele care doresc timp pentru a-și perfecționa prezentările și care ar putea avea nevoie să facă modificări de ultim moment pentru a se adapta informațiilor în schimbare și alte probleme. Profesorii stochează adesea materialele de la clasă sub formă de copii, astfel încât să le poată schimba cu ușurință și să le refolosească pentru lecții.
Pentru birourile în care spațiul este o considerație majoră, utilizarea în întregime sau în mare parte electronică poate conferi beneficii semnificative. Oamenii pot revizui materialele în copie software și pot evita generarea unor volume mari de hârtie care vor necesita depozitare. Dacă securitatea reprezintă o problemă, pot fi stabilite măsuri de securitate electronică pentru a oferi cât mai multă protecție posibil copiilor. Aceasta poate include instrumente precum backup-uri de la distanță pentru a salva copii în caz de incendii, viruși și alte probleme.