Unul dintre serviciile bancare pe care companiile de toate dimensiunile le pot găsi util este un serviciu de blocare. În esență, o cutie de blocare este pur și simplu o cutie poștală pe care banca ta o înființează pentru afacerea ta și pe care banca o va controla. Vi se emite o remitere către adresă care va permite clienților să trimită plata pentru toate facturile emise de organizația dvs. direct la caseta de blocare. La rândul său, banca dvs. va deschide toată corespondența, va depune cecurile în conturile dvs. și vă va oferi acces electronic care vă permite să vedeți activitatea zilnică. Pe scurt, banca dvs. devine mijlocul prin care colectați creanțele și le depozitați în contul dvs. de operare, de salarizare sau în alt cont de afaceri desemnat.
Există mai multe avantaje în asigurarea unei casete de blocare pentru afacerea dvs. Una dintre cele mai importante este securitatea. În general, cutiile de blocare sunt protejate dincolo de măsurile obișnuite de securitate asociate cu o cutie poștală. Când o plată ajunge la caseta dvs. de blocare, șansele ca aceasta să cadă în mâini greșite sunt aproape nule. Acest lucru vă poate oferi atât dvs., cât și bazei dvs. de clienți un sentiment de confort.
În al doilea rând, procedura lockbox vă poate face mult mai ușoară pentru dvs. înregistrarea plăților în sistemul dvs. de contabilitate. Multe bănci sunt capabile să ofere detalii despre plățile depuse, care includ imagini ale cecurilor și orice alte documente care vin cu cecul. Adesea, un lot zilnic de chitanțe poate fi descărcat ca PDF și utilizat pentru introducerea manuală în sistemul dumneavoastră. Această metodă scutește echipa dvs. de contabilitate de a trebui să deschidă e-mailul și să sorteze cecurile înainte de a introduce datele. De asemenea, elimină necesitatea pregătirii unui depozit bancar.
Cu toate acestea, este posibil să puteți economisi și mai mult timp, în funcție de tipul de software de contabilitate pe care îl utilizați. Multe bănci pot furniza un raport delimitat care poate fi importat direct în unele sisteme software de contabilitate. Dacă aveți norocul să aveți software compatibil, atunci sarcina de a posta plăți poate dura câteva momente, chiar dacă lista de plăți ajunge la sute.
Un al treilea avantaj al sistemului lockbox este că aveți un istoric de rezervă al creanțelor dvs. În cazul în care se întâmplă ceva major cu sistemul dvs. de contabilitate software și pierdeți o parte sau toate datele, rapoartele istorice privind activitatea lockbox vă pot ajuta să începeți procesul de reconstrucție. Aceasta înseamnă că vă puteți actualiza rapid conturile clienților, precum și puteți începe să vă reconstruiți raportarea veniturilor și cheltuielilor luna de lună.
În timp ce un lockbox nu îndeplinește nicio funcție pe care echipa dvs. de contabilitate nu ar putea-o face pentru dvs., avantajele timpului economisit, a sursei de informații de rezervă și a securității sporite fac din lockbox o opțiune foarte atractivă. Consultați-vă banca astăzi și vedeți ce au de oferit în ceea ce privește un program de blocare.