Spre deosebire de metodele cantitative mai comune, o declarație financiară calitativă se îndepărtează de la numerele dure într-o descriere a ceea ce înseamnă acele numere în lumea reală. Într-o declarație cantitativă, raportul poate oferi veniturile anuale exacte ale firmei cu o analiză a tendințelor din ultimii câțiva ani. O declarație calitativă ar oferi veniturile cu o discuție despre circumstanțele care au cauzat suișuri și coborâșuri și ar oferi comparații pentru a arăta cum a procedat firma în relație cu alte firme din același domeniu. În termeni de bază, informațiile calitative încearcă să pună totul în context, oferind o zonă mai largă de înțelegere.
În multe cazuri, o declarație calitativă este folosită ca o modalitate de a oferi informații importante persoanelor fără abilitățile și experiența necesară pentru a înțelege pe deplin o declarație cu numere dure. Atunci când o companie trebuie să ia o decizie importantă, majoritatea directorilor vor avea puțin noroc să sorteze grămezi de foi de calcul. Pentru a furniza informațiile necesare în mod clar și rapid, un raport calitativ se va concentra pe domenii importante, fără a fi copleșitor de plin de date.
Majoritatea declarațiilor calitative se concentrează pe patru domenii cheie: relevanță, fiabilitate, lizibilitate și actualitate. Un raport relevant va conține doar informații care au legătură directă cu scopul declarației. Deși cunoașterea anumitor fapte poate fi interesantă pentru cititor, dacă nu are legătură directă cu problema în discuție, nu este în raport. Acest lucru simplifică și scurtează afirmația.
Fiabilitatea este metoda utilizată într-o declarație calitativă care oferă capacitatea de a compara direct mai multe entități deconectate. Practic, asta înseamnă că declarația folosește un set de puncte de comparație între o companie și concurenții săi care este exact același în fiecare companie. De exemplu, dacă declarația discută profiturile din martie pentru o companie, toate celelalte comparații vor fi față de cifrele din martie ale altor companii.
Semnul distinctiv al unei declarații calitative comune este lizibilitatea. Aceste documente renunță la cifrele dure comune și la analiza tendințelor în favoarea unui document mai narativ. Aceasta înseamnă că, deși există încă diagrame și grafice, majoritatea informațiilor sunt prezentate în text. Textul este scris în așa fel încât o persoană care nu este familiarizată cu finanțele și contabilitatea poate înțelege în continuare fluxul documentului.
Ultima trăsătură comună a unei declarații calitative este actualitatea. Documentul tratează informații care sunt atât actuale, cât și relevante pentru declarație. Dacă compania se gândește să înceapă o nouă linie de produse, documentul nu va avea rapoarte de analiză a tendințelor cu trei ani înainte. Aceste documente sunt realizate pentru a permite o decizie rapidă bazată pe informații actualizate, datele mai vechi devin rapid prea învechite.