O declarație de stare este un document care funcționează ca un rezumat al stării financiare generale a unei afaceri sau a altei entități. Declarația este de obicei împărțită în două secțiuni, ceea ce face relativ ușor compararea activelor curente deținute cu valoarea oricăror datorii restante. În multe privințe, situația situației seamănă foarte mult cu un bilanț standard ținut în evidențele contabile și, uneori, este considerată a fi nimic altceva decât o versiune ușor diferită a unui bilanţ.
Scopul unei declarații de condiție este de a crea un document proactiv care să facă posibilă constatarea rapidă a averii nete a companiei sau organizației. Pentru a îndeplini această sarcină, prima parte a documentului se va concentra asupra tuturor activelor deținute în prezent. Aceasta include diverse tipuri de proprietăți imobiliare, inclusiv clădiri de birouri, unități de producție sau chiar terenuri neamenajate. Sunt enumerate și alte active, cum ar fi titlurile de valoare și soldurile de numerar din diferite conturi. În esență, orice activ care poate fi convertit în numerar cu relativă ușurință este inclus în inventarul activelor productive.
În a doua parte a situației, sunt enumerate toate datoriile restante. Acestea pot include orice credite ipotecare, împrumuturi de afaceri, capitaluri proprii sau orice alt tip de răspundere pe care entitatea este responsabilă să-l ramburseze la un moment dat în viitor. Odată ce este creată o listă completă de pasive, este o sarcină ușoară să comparați valoarea activelor cu cea a pasivelor și să determinați valoarea netă a organizației.
O declarație de condiție este uneori necesară atunci când o afacere caută un împrumut de un anumit tip sau când se discută despre o achiziție sau fuziune cu o altă companie. Fiecare element rând conținut în extras este susținut de documentația găsită în evidențele contabile ținute de organizație, ceea ce face foarte ușor să verificați orice cifră listată printre active sau pasive. În acest sens, situația de stare servește aceluiași scop ca și bilanţul contabil.
Unele companii vor întocmi periodic o declarație de stare ca mijloc de a obține o imagine rapidă a situației financiare actuale a companiei. Examinând defalcarea activelor și comparându-le cu pasivele, proprietarii de afaceri pot determina dacă compania pare să piardă teren, să-și mențină statutul sau dacă trece printr-o perioadă de creștere. În cazul în care detaliile incluse în declarație indică faptul că afacerea este stagnantă sau începe să înregistreze o scădere a averii nete, revizuirea informațiilor face posibilă începerea unor idei de brainstorming cu privire la modul de îmbunătățire a acestei stări în perioada contabilă următoare.