O declarație de proxy este un document care este pregătit de o corporație care emite acțiuni. Documentul include de obicei informații despre chestiuni cu care se confruntă corporația care trebuie votate de către acționari, precum și date vitale despre directorii companiei și structura actuală a consiliului de administrație. Declarația funcționează ca mijloc de informare și autorizare a acționarilor, sau a celor pe care acționarii îi desemnează să funcționeze în numele lor, să participe la orice proces de vot care ar putea fi necesar conform documentelor de înființare ale corporației.
În cele mai multe cazuri, o declarație de proxy va include întotdeauna patru informații vitale. Primul implică identificarea listei actuale de ofițeri executivi asociați cu corporația. În timp ce domeniul de aplicare al detaliilor incluse despre fiecare ofițer variază, majoritatea vor include titlul directorului și unele informații despre experiența și acreditările educaționale ale ofițerului.
O declarație de procură oferă, de asemenea, acționarilor informații cu privire la compensarea directorilor. Acest lucru permite acționarilor să fie conștienți de modul în care ofițerii sunt compensați pentru eforturile lor. La unele corporații, structura poate impune ca acționarii să voteze asupra oricăror creșteri propuse de beneficii sau salariu asociate cu funcționarii companiei, fapt care face ca acest tip de informații să fie foarte important atunci când se ia în considerare modul de vot pentru acele creșteri propuse.
Informațiile despre componența comitetului de audit care există sunt incluse și în declarația de procură. Acest lucru le permite acționarilor să știe cine evaluează procesele financiare ale corporației și lucrează pentru a proteja interesele tuturor celor care sunt asociati cu afacerea într-un fel. Ca și în cazul volumului de detalii furnizate cu privire la directorii executivi, această secțiune a declarației poate include informații cu privire la acreditările fiecărui individ care face parte din comitetul de audit.
Un al patrulea tip de informații care este inclus în mod normal într-o declarație de procură este structura de compensare a membrilor consiliului de administrație. La fel ca directorii executivi, nu este neobișnuit ca acționarii să aibă voci și voturi atunci când vine vorba de creșteri ale salariilor sau modificări ale beneficiilor pentru cei care se află în prezent în consiliu. În situațiile în care este necesară alegerea unui nou membru al consiliului de administrație, detaliile vor include informații de bază despre candidații luați în considerare, permițând acționarilor să determine ce candidat preferă.
În Statele Unite, emiterea de declarații de proxy trebuie să fie în conformitate cu reglementările puse în aplicare de Securities and Exchange Commission, sau SEC. Alte țări din lume, de asemenea, structurează reglementări privind natura și structura acestor tipuri de declarații. În fiecare caz, scopul este de a se asigura că acționarii sunt ținuți informați cu privire la aspectele care afectează integritatea investițiilor lor și să le permită să primească aceste informații în timp util înainte de a fi chemați să delibereze sau să voteze asupra problemelor cu care se confruntă corporația.