O declinare a răspunderii pentru fax este o declarație pe un fax care conține informații potențial sensibile sau confidențiale, care indică faptul că faxul este destinat numai destinatarului. Declinările de răspundere prin fax sunt utilizate de obicei atunci când companiile sau persoanele fizice trebuie să trimită informații sensibile prin fax și doresc să se protejeze de răspunderea asociată cu informațiile rătăcite. Disclaimers similare sunt folosite în comunicațiile prin e-mail în unele regiuni ale lumii, iar în multe companii, oamenii sunt rugați să folosească o declinare standardizată dezvoltată de consilieri juridici.
Există mai multe elemente pentru o declinare a răspunderii pentru fax. Prima este o declarație despre modul în care informațiile sunt destinate să ajungă în mâinile persoanei adresate pe fax și nu sunt menite să fie folosite de alte persoane. Disclaimerul conține, de asemenea, o clauză privind confidențialitatea informațiilor și spune că informațiile nu trebuie distribuite sau partajate prin niciun mijloc. În plus, o declinare a răspunderii pentru fax cere de obicei destinatarilor să contacteze expeditorul dacă un fax este trimis din greșeală.
Persoanele care primesc faxuri accidental atunci când nu sunt destinatarii vizați ar trebui să contacteze expeditorul utilizând informațiile din clauza de declinare a răspunderii faxului, atât pentru a evita primirea de faxuri viitoare din greșeală, și astfel expeditorul știe că faxul nu a ajuns niciodată la destinația dorită. În timp ce multe aparate de fax imprimă confirmări, aceasta nu spune cine a primit faxul, ci doar că informația a fost transmisă cu succes. Un apel telefonic va alerta oamenii și le va permite să verifice numărul de fax pe care îl au în dosar și să trimită din nou persoanei potrivite.
Cineva care primește un fax din greșeală ar trebui, în mod ideal, să îl distrugă, dacă un birou are un tocător, pentru a preveni încălcarea confidențialității. Eliminarea incineratorului este, de asemenea, adecvată. În timp ce hârtia poate fi aruncată pur și simplu în reciclare, există posibilitatea ca faxul să fie preluat de cineva neautorizat să se uite la informații. În funcție de conținutul faxului, acest lucru ar putea reprezenta o problemă pentru expeditor și destinatar.
De obicei, declinările de răspundere pentru fax sunt tipărite pe pagina de copertă a faxului, cu scopul de a alerta oamenii asupra faptului că nu ar trebui să se uite la fax dacă nu sunt destinatarii vizați. Ele pot fi, de asemenea, folosite ca subsol pe paginile individuale ale faxului. Deși o clauză de declinare a răspunderii pentru fax nu creează o relație juridică, menținerea confidențialității informațiilor este de așteptat din curtoazie comună, iar persoanele care folosesc informații de la faxuri confidențiale pot găsi valabilitatea acestei utilizări contestată dacă o situație ajunge în instanță.