Atunci când trimiteți o scrisoare sau un pachet prin schemele de livrare obișnuite oferite de serviciul poștal dintr-o țară, se scrie pur și simplu numele și adresa destinatarului și expeditorului în locurile corespunzătoare pe plic, atașează poșta și le aruncă într-o cutie poștală sau o duce la poștă. Pentru alte tipuri de serviciu de livrare, fie prin serviciul poștal al țării, fie prin alt transportator, factura de avion este ansamblul de documente care se completează de către expeditor, atât pentru evidență, cât și pentru a fi folosit ca etichetă de adresă de pe colet. Facturile aeriene de hârtie pot fi completate manual sau o factură de avion poate fi generată online printr-un cont la transportator.
Factura de aer a fiecărui serviciu – de exemplu, Serviciul Poștal al Statelor Unite (USPS), Australia Post, La Poste în Franța, Federal Express, UPS și DHL – diferă oarecum în configurație și în funcție de serviciul exact utilizat. De obicei, există diferențe pentru a distinge serviciul intern de serviciul internațional, precum și pentru viteza serviciului. De exemplu, serviciile economice și serviciile prioritare pot avea un design separat al facturii aeriene.
Secțiunile tipice ale unei facturi aeriene includ o secțiune pentru expeditor, o secțiune pentru destinatar, informații despre expediere, serviciul de expediere solicitat, informații despre ambalare, servicii speciale de manipulare, o referință de expediere sau de facturare și informații de plată. De asemenea, pe fiecare factură aeriană este inclus un număr de urmărire care poate fi folosit pentru a urmări progresul coletului în tranzit și pentru a afla informațiile de livrare. Informațiile despre expeditor includ numele, adresa inclusiv țara și numărul de telefon al expeditorului. Facturile aeriene de hârtie cu informații despre cont și expeditor precompletate sunt disponibile pentru titularii de cont. Informațiile despre destinatar sunt similare cu cele ale expeditorului: numele, adresa inclusiv țara și numărul de telefon.
Informațiile despre expediere de pe factura de aer includ numărul de pachete, greutatea fiecărui pachet și dimensiunile pachetului. Data și greutatea totală pot fi în această secțiune sau în altă parte pe factura de aer. Ambalajul indică diferite opțiuni dintre ambalajul proprietar al transportatorului, precum și ambalajul furnizat de client. Manipularea specială poate include opțiuni precum gheață uscată, livrare la domiciliu seara și livrare sâmbătă. Expeditorul poate indica, de asemenea, dacă livrarea trebuie să fie semnată sau livrată exclusiv destinatarului.
Informațiile de plată pot avea mai multe secțiuni. Într-o secțiune, expeditorul, destinatarul sau un terț pot fi indicați ca responsabil pentru plată. Dacă o terță parte este responsabilă, probabil că va fi necesar un număr de cont. Dacă expeditorul este responsabil, va fi necesar fie un număr de cont, fie o formă de plată, cum ar fi numerar sau cec, fie un număr de card de credit. Poate fi necesară și semnătura expeditorului.