Cunoscut și ca un sediu electronic, un sediu electronic este un termen care se referă la orice mediu de birou care utilizează în mod semnificativ tehnologia computerelor pentru a funcționa. Termenul a fost inventat pentru prima dată la mijlocul secolului al XX-lea și a început să intre în uz obișnuit în deceniul anilor 20, pe măsură ce mai multe medii de birou au renunțat la metodele manuale și au început să se bazeze mai mult pe o combinație de computere desktop, mainframe și servere. pentru a gestiona o serie de sarcini legate de locul de muncă. Astăzi, un birou electronic este mai frecvent echivalat cu biroul virtual, care implică utilizarea tehnologiei wireless pentru a permite oamenilor să lucreze de oriunde, cu tipul potrivit de laptop sau notebook și o conexiune wireless de încredere.
Unul dintre avantajele principale ale unui birou electronic este abilitatea de a vă baza mai puțin pe documente tipărite pentru a gestiona diferite sarcini de afaceri. De exemplu, un profesionist în contabilitate sau facturare ar putea reduce semnificativ utilizarea cărților de contabilitate tradiționale pe hârtie utilizând software de contabilitate pentru a factura comenzi, pentru a crea facturi și chiar pentru a înregistra plățile primite pe facturile restante. În mod similar, un agent de vânzări poate beneficia de utilizarea unui birou electronic utilizând o bază de date de vânzări, mai degrabă decât menținând fișiere pe hârtie pentru fiecare prospect și client. Chiar și multe sarcini de birou, cum ar fi scrierea scrisorilor sau pregătirea prezentărilor, pot fi acum efectuate electronic, reducând și mai mult consumul de hârtie, făcând, de asemenea, mai ușor să păstrați datele organizate și ușor de preluat.
Pe lângă reducerea consumului de hârtie asociat cu efectuarea diferitelor sarcini, un mediu de birou electronic oferă și un nivel mai ridicat de securitate. Utilizatorii pot proteja cu parolă diverse documente, pot limita accesul la bazele de date cu coduri de acces și chiar pot bloca accesul la fișierele plasate într-o soluție de stocare a datelor de la distanță prin criptarea accesului într-un fel. Deși nu este sigur, acest nivel de securitate este de obicei considerat o îmbunătățire față de utilizarea dulapurilor, seifurilor și seifurilor încuiate care au fost utilizate în mod obișnuit înainte de apariția computerului desktop.
În timp ce biroul electronic nu a eliminat utilizarea hârtiei într-un mediu de afaceri, utilizarea responsabilă a programelor software și a rețelelor companiei reduce foarte mult nevoia de a păstra documentele pe hârtie. Întrucât documentele pot fi tipărite când și după cum este necesar, spațiul necesar pentru amenajarea unui birou electronic este semnificativ mai mic, un avantaj care este deosebit de important atunci când spațiul este limitat. În unele industrii, utilizarea biroului virtual a făcut posibilă permiterea angajaților să lucreze de la distanță, mai degrabă decât într-o locație centrală, un beneficiu care poate reduce considerabil costurile operaționale.