O factură de comandă este un document utilizat în tranzacțiile comerciale. Denumirea acestui document provine din faptul că este inclus un număr de comandă de achiziție. Acest număr va fi apoi utilizat pe toată durata tranzacției. Este posibil să aveți numeroase facturi pentru comenzile de cumpărare între un cumpărător și un vânzător în orice moment. Un astfel de document poate fi folosit pentru bunuri sau pentru servicii.
Pentru ca un contract să fie legal trebuie să existe o ofertă și o acceptare. Schimbul de bani și bunuri între un cumpărător și un furnizor este un contract. Într-o astfel de situație, factura de comandă poate fi privită ca o ofertă deoarece cumpărătorul își exprimă dorința de a cumpăra o anumită cantitate de anumite bunuri la un anumit preț. Furnizorul acceptă prin îndeplinirea comenzii, emiterea unei facturi și primirea plății.
O factură de comandă de achiziție conține, în general, numeroase informații. Cumpărătorul ar trebui să fie identificat în mod clar, inclusiv datele sale de contact. În plus, există de obicei un spațiu pentru adresa de expediere, deoarece companiile pot avea mai multe locuri de operare. Numărul comenzii de achiziție este o informație foarte importantă care se găsește în mod normal în partea de sus a documentului sau în apropierea acesteia.
Persoana care face comanda ar trebui să fie menționată pe factură. În general, sunt incluși termeni speciali care se aplică tranzacției. Comanda ar trebui să fie subliniată complet, inclusiv numele articolelor sau serviciilor, cantitatea, numerele de coduri și prețurile. Cumpărătorul poate calcula, de asemenea, taxele, transportul și manipularea și alte costuri.
O factură de comandă de achiziție poate proteja atât cumpărătorul, cât și vânzătorul. În numele cumpărătorului, există dovezi că a cerut un anumit număr de produse specifice și se aștepta să plătească un preț specificat. Dacă vânzătorul furnizează alte produse sau servicii sau încearcă să mărească prețul, cumpărătorul va avea un document care consemnează oferta sa inițială. Vânzătorul este protejat deoarece fără un astfel de document cumpărătorul ar putea solicita bunuri și apoi să refuze să le accepte sau să le plătească.
Pot exista numeroase facturi pentru comenzile de achiziție, deoarece un cumpărător poate plasa comenzi noi înainte ca comenzile anterioare să fie completate. De exemplu, să presupunem că Charlie’s Maintenance primește un contract pentru înlocuirea unui acoperiș. Charlie poate folosi o factură de comandă pentru a solicita proviziile pentru lucrare. Mai târziu în acea zi, Charlie’s Maintenance ar putea obține un alt contract pentru repararea unui doc. Consumabilele necesare pentru această lucrare ar fi probabil plasate pe o altă factură pentru comandă de achiziție.
Acest lucru evidențiază importanța numărului comenzii de achiziție. Ori de câte ori cele două părți comunică, acest număr va fi folosit în general pentru a elimina confuzia. Aceasta include când se fac interogări cu privire la starea comenzii, când sunt trimise notificări de comenzi în așteptare și când sunt emise facturi.