O înregistrare inversă anulează înregistrările de ajustare sau corectează înregistrările în jurnal înregistrate incorect. Ele sunt destul de comune în contabilitate, în special în cazul firmelor care utilizează contabilitatea de angajamente. Conform procedurilor standard de contabilitate de angajamente, firmele înregistrează intrările de ajustare pentru a reflecta soldurile exacte ale conturilor. Odată ce perioada contabilă se încheie, este necesară o înregistrare inversă la începutul perioadei contabile ulterioare pentru a elimina intrarea de ajustare. Acest lucru elimină înregistrarea din registrul general și permite companiei să-și păstreze registrele curate.
O intrare de ajustare comună se referă la cheltuielile cu utilitățile. Companiile care utilizează contabilitatea de angajamente trebuie să înregistreze toate informațiile în registrele lor pentru a reflecta cheltuielile. Deoarece facturile de utilități pot veni la momente rare, o companie poate fi nevoită să posteze o intrare pentru a reflecta taxa așteptată. Intrarea standard pentru aceasta ar fi un debit pentru cheltuielile cu utilitățile și un credit pentru angajamentele de la sfârșitul lunii, un cont de pasiv. Înregistrarea poartă de obicei ultima zi a perioadei contabile ca dată de înregistrare.
Înregistrarea inversă pentru acumularea utilităților are o dată afișată ca prima a perioadei contabile ulterioare. De exemplu, utilitățile se acumulează la 31 martie și intrarea inversă pe 1 aprilie. A doua intrare elimină înregistrarea de angajamente din registru. Înregistrarea de angajamente este pur și simplu informațională; nu are o valoare reală pentru firmă, deoarece nu reflectă nicio cheltuială sau activitate reală.
O altă utilizare a intrărilor inversate este de a corecta erorile publicate în registrul general al unei companii. Erorile pot apărea destul de frecvent în procesul contabil al unei companii. Aceste erori pot avea ca rezultat sume în dolari înregistrate necorespunzător, informații publicate în conturi greșite sau înregistrări dublu înregistrate în registrul general. Pentru a corecta eroarea, un contabil inversează pur și simplu înregistrarea, listând debitul și creditul inițial din înregistrarea inițială într-un format opus. De exemplu, o intrare este înregistrată incorect ca debit pentru cheltuielile cu materialele de birou și credit pentru numerar; pentru a corecta acest lucru, un contabil creditează cheltuielile de birou și debitează numerar.
O companie care utilizează frecvent procesul de înregistrare inversă poate avea nevoie să-și reevalueze procesul general de contabilitate. Acumulările pot fi un semn al unei evidențe slabe, deoarece nu primesc facturile la timp sau nu le publică în timp util. Erorile frecvente postate în registrul general sunt, de asemenea, o reflectare slabă. Înseamnă că o companie nu are o supraveghere adecvată și contabilii nu înregistrează informații așa cum ar trebui.