O pauză de control este o modificare a categoriei într-o bază de date pentru a permite unui computer să calculeze subtotaluri. Întreruperile de control pot fi necesare pentru anumite tipuri de operațiuni care necesită logică pentru a împărți informațiile în bucăți semnificative. O ființă umană ar putea găsi rapid întreruperile naturale într-un tabel de informații și să le proceseze, dar un computer are nevoie de indicii. Programatorii pot introduce pauze la o varietate de intervale, iar utilizatorii își pot crea propriile, atâta timp cât se încadrează în parametrii programului.
Într-un exemplu simplu, o facultate ar putea menține o bază de date cu studenții actuali. Personalul ar putea dori să poată sorta aceste date în mai multe moduri diferite. Ar putea solicita defalcări ale studenților în funcție de stat, provincie sau țară, de exemplu. Ei ar putea dori să se uite la numărul de studenți într-un anumit an, oameni în special specializări și așa mai departe. Întreruperile de control pot crea categorii separate în baza de date pentru a permite computerului să facă acest lucru.
Crearea de categorii imbricate este posibilă. În baza de date a studenților, de exemplu, o pauză de control poate fi pe județ sau o unitate similară a administrației locale, cu alta pe stat sau provincie și o pauză finală de control pe țară. Personalul ar putea solicita subtotaluri la fiecare pauză de control diferită; de exemplu, ar putea dori să știe că din cei 150 de studenți din Statele Unite, 70 sunt din Mississippi. Având pauze la nivel național și de stat permite computerului să returneze aceste date.
Acest lucru poate fi util într-o mare varietate de baze de date, de la programe de contabilitate până la înregistrări de titluri și acte. Întreruperile de control permit gestionarea detaliată a bazei de date într-o singură bază de date, fără a fi nevoie de a crea noi fișiere și intrări pentru sortarea diferitelor tipuri de informații. Acest lucru face posibile procesele analitice. Contabilii care întocmesc rapoarte anuale, de exemplu, pot totaliza profiturile și pierderile pe trimestru, sector de activitate și alți parametri.
Programele de baze de date pot avea întreruperi de control integrate automat de către designeri, iar utilizatorii pot adăuga mai multe, dacă respectă sintaxa specifică a programului. Este important să vă asigurați că întreruperea de control acoperă câmpurile dorite, deoarece includerile accidentale pot crea erori. Oamenii ar putea dori, de asemenea, să se gândească la modul în care alții ar putea folosi și organiza datele atunci când stabilesc pauze de control. Planificarea în avans poate reduce riscul problemelor care ar putea îngreuna accesul la baza de date și extragerea informațiilor necesare în viitor.