Ce este o perioadă de păstrare?

Perioada de păstrare a unui document este perioada de timp în care documentul trebuie să fie stocat după ce nu mai este utilizat, deoarece poate fi necesar să fie referit la un moment dat în viitor. Perioada de păstrare este un termen asociat cel mai adesea cu documentele contabile și fiscale, deși avocaților li se cere, de asemenea, să păstreze fișierele clienților pentru o perioadă de timp după încheierea reprezentării. Poate cel mai notabil exemplu de perioadă de păstrare legală este în Legea Sarbanes-Oxley, care este o legislație antifraudă adoptată în Statele Unite în 2002, care impune păstrarea documentelor legate de audituri timp de șapte ani. Perioadele de păstrare necesare variază nu numai de la industrie la industrie, ci variază și în funcție de jurisdicție.

Motivele care stau la baza oricărei perioade de păstrare specifice depind de regulile unei anumite industrii, dar acestea sunt, în general, orientate spre asigurarea capacității de a face referire la documente la un moment dat în viitor. Perioada de timp mandatată ar trebui să acopere întreaga durată de timp în care va fi necesară posibilitatea de a necesita referire la documente. Motivele de referință la documente pot fi în scopuri de audit fiscal, în scopuri de urmărire penală sau din motive generale că documentul este susceptibil să fie referit într-o anumită perioadă de timp.

În Statele Unite, de exemplu, documentele privind veniturile personale, care includ orice chitanțe sau alte dovezi ale deducerilor care au fost făcute, trebuie de obicei păstrate timp de trei ani după depunere, deoarece aceasta este de obicei perioada de timp în care depunerea fiscală personală a cuiva poate fi auditată. În general, avocații trebuie să păstreze toate dosarele clienților într-o formă bună timp de șase sau șapte ani de la încheierea reprezentării. Acest lucru se datorează faptului că acesta este termenul maxim de prescripție – durata de timp după un eveniment pentru care cineva poate depune o acțiune în justiție care decurge din acel eveniment – pentru aproape toate procesele posibile. Actele constitutive ale unei societăți au o perioadă de păstrare nedeterminată deoarece sunt necesare atâta timp cât societatea este în funcțiune.

Legislativul Statelor Unite a promulgat Legea Sarbanes-Oxley din 2002 ca răspuns la mai multe cazuri de fraudă a valorilor mobiliare în companii care au cauzat prejudicii grave investitorilor. Sarbanes-Oxley a instituit mai multe proceduri de reglementare pe care companiile trebuie să le urmeze pentru a proteja investitorii de frauda de către cei care conduc compania. Una dintre cele mai notabile prevederi ale Sarbanes-Oxley a fost instituirea unei perioade de păstrare de șapte ani pentru orice document relevant pentru auditul situațiilor financiare.