O propunere este de obicei un instrument conceput pentru a convinge un client să cumpere un produs sau să primească finanțare și sprijin pentru un nou proiect sau program. Folosite în majoritatea industriilor, de la corporate America până la mediul academic, propunerile vin sub mai multe forme. Există propuneri informale și formale, precum și propuneri solicitate și nesolicitate. Indiferent de tip, o propunere este de obicei menită să informeze cititorul cu privire la o problemă sau o nevoie, să ofere o soluție și să ofere o imagine de ansamblu asupra modului în care va funcționa soluția propusă și cât va costa.
Propunerile informale pot fi destul de scurte și pot fi folosite ca urmare a unei întâlniri de afaceri sau a personalului. De obicei, aceștia reiterează ceea ce a fost învățat sau descoperit în cadrul întâlnirii și prezintă o prezentare generală a prețurilor sau o schiță detaliată a soluției. Propunerile formale au, de obicei, scrisori de intenție, cercetări și numere sau diagrame, detalii subliniate ale tuturor fazelor majore, programe, sarcini organizaționale și o defalcare a costurilor tuturor componentelor. De asemenea, au, de obicei, o descriere a serviciilor companiei sau persoanei care propune, un CV, o listă cu proiectele anterioare și orice altceva care ar dovedi calificări.
O propunere solicitată este de obicei un răspuns la o cerere de propunere (RFP). Fie că este o companie care are nevoie de un serviciu sau un departament care adaugă un nou program, aceste tipuri de solicitări sunt de obicei destul de comune și necesită un document scris pentru a depune o ofertă sau a depune o idee pentru un proiect. De obicei, ei răspund problemei identificate sau specificațiilor clientului solicitate cu informații despre prețuri, o descriere specifică a soluției, un plan conturat despre cum va fi realizată și ce o face cea mai bună soluție. În general, aceste tipuri de propuneri trebuie să fie competitive, deoarece pot exista multe propuneri care oferă soluții diferite.
Propunerile nesolicitate sunt de obicei folosite pentru a câștiga interesul potențialului clienți prin prezentarea serviciului sau produsului unei companii. De asemenea, pot fi folosite ca o formă de introducere sau ca o modalitate de a ajunge în fața potențialului client. De obicei, acestea sunt fără multe detalii, deoarece sunt adesea completate cu puține cunoștințe despre nevoile sau problemele specifice ale clientului.
Scrierea unei propuneri este de obicei un pas cheie în majoritatea proceselor de afaceri. De obicei, urmează un format comun, cu o introducere care subliniază problema, o secțiune de corp care detaliază soluția și o concluzie care subliniază beneficiile și pașii următori. Tipurile mai formale au în mod obișnuit scrisori de intenție și împart secțiunile din mijloc în secțiuni de declarație de lucru, bugete detaliate, flux de lucru și programe, precum și cercetare cu analiză a costurilor, metodologie și procese de evaluare.