Propunerile de contract sunt documente pregătite de un vânzător sau furnizor în speranța de a asigura afacerea unui anumit client. În multe cazuri, aceste propuneri sunt pregătite ca răspuns la o întrebare din partea potențialului client. Scopul final al oricărei propuneri de contract este de a stabili o relație contractuală între furnizor și client care va fi în vigoare pentru o perioadă lungă de timp.
Afacerile de toate dimensiunile își folosesc uneori puterea de cumpărare pentru a obține tarife speciale de la diferiți furnizori sau furnizori. În timp ce marile corporații folosesc în mod obișnuit această abordare, întreprinderile mai mici se unesc uneori în cooperative sau consorții pentru a-și combina puterea de cumpărare pentru a obține tarife mai bune. În ambele aceste scenarii, nu este neobișnuit ca afacerea să emită ceea ce este cunoscut sub numele de RFP sau Cerere de propunere către un număr selectat de potențiali furnizori. Furnizorul care răspunde cu o propunere de contract care oferă cel mai general beneficiu clientului asigură de obicei afacerea și, sperăm, stabilește care este o relație pe termen lung între cei doi.
O propunere tipică de contract va include mai multe tipuri importante de informații. În primul rând, documentul va furniza prețuri, în funcție de nevoile clientului. Nu este neobișnuit ca prețul să fie mai mic decât prețul standard publicat oferit clienților care nu au același nivel de putere de cumpărare. Mulți furnizori și vânzători includ, de asemenea, ceea ce este cunoscut sub numele de prețuri pe niveluri, care este pur și simplu un program de prețuri care oferă clientului reduceri suplimentare de preț dacă consumul de produse într-o anumită perioadă de timp depășește o anumită sumă.
O propunere de contract adecvată va detalia, de asemenea, gama de asistență pe care furnizorul o va oferi clientului. Acestea pot include articole precum procedurile de procesare a comenzilor, garanțiile privind livrarea bunurilor sau serviciilor într-un interval de timp specific și procedurile de procesare a retururilor. Împreună cu prețul, abordarea domeniului de aplicare a serviciilor poate face adesea o diferență uriașă în ceea ce privește dacă încercarea de a securiza afacerea are succes sau nu.
Durata propunerii de contract este, de asemenea, importantă. Identificarea unei anumite date de început și de încheiere permite clientului să înțeleagă cât timp va fi în vigoare angajamentul. Includerea unor situații care ar putea permite fiecărei părți să anuleze contractul ajută, de asemenea, la protejarea drepturilor și responsabilităților atât ale vânzătorului, cât și ale furnizorului. Multe formate de propuneri de contract includ și prevederi care fac posibilă prelungirea automată a contractului, dacă ambele părți sunt favorabile acestei opțiuni.
Nu există o modalitate corectă de a pregăti o propunere de contract. Formatul final depinde în mare măsură de determinarea a ceea ce este probabil să atragă clientul și să câștige afacerea. În timp ce utilizarea unei cereri de propuneri ca foaie de parcurs pentru pregătirea propunerii este întotdeauna cea mai bună opțiune, situațiile în care nu sunt furnizate linii directoare pentru propuneri fac necesar ca furnizorii să investigheze natura și nevoile clientului în detaliu. În mod ideal, cercetarea va permite furnizorului să pregătească și să trimită o propunere de contract care să rezoneze cu clientul și să facă posibilă stabilirea unei relații pe termen lung, care să fie reciproc avantajoasă.