O scrisoare de concediere este un document pe care o angajată îl primește de la angajatorul ei. Acesta informează angajatul că este concediat și ar trebui să precizeze motivele pentru care. Poate include informații despre incidentele anterioare care au contribuit la această decizie. În cazul în care angajatul are posibilitatea de a contesta încetarea ei, acest lucru ar trebui comunicat.
Angajatorii emit în mod obișnuit o scrisoare de concediere ca o formalitate pentru a ajuta la limitarea cererilor că un angajat a fost concediat pe nedrept. Pentru a fi eficientă în acest rol, o scrisoare de concediere bine scrisă, de obicei, depășește informarea unei persoane că termenul ei de angajare s-a încheiat. Ar trebui să comunice și alte informații importante.
Scrisoarea de concediere ar trebui să informeze o persoană cu promptitudine și în mod specific despre motivul pentru care angajarea ei este încetată. Dacă o persoană este concediată pentru fumat în afara zonei desemnate, nu ar trebui să existe nicio îndoială că acesta este motivul. Pe lângă acțiunea angajatului, mulți scriitori vor declara politica care a fost încălcată și vor informa destinatarul unde poate revizui această politică dacă alege. De exemplu, scrisoarea de concediere poate spune: „Această decizie a fost luată în conformitate cu politica de întârziere a companiei, pe care o puteți consulta la pagina 11 din manualul angajatului”.
Când acest document poate fi eliberat de către un angajator este de obicei determinat de politica de disciplină a unei companii, deci poate varia de la o afacere la alta. În general, un angajat va primi o scrisoare de concediere numai după ce au fost deja angajate alte măsuri disciplinare. Totuși, pot exista situații în care acțiunile unei persoane justifică concedierea imediată.
Dacă au fost întreprinse și alte acțiuni, este obișnuit ca acestea să fie enumerate în detaliu. În corpul scrisorii de concediere, autorul va indica probabil data și tipul de disciplină care a fost folosită. Cauzele care au determinat aceste acțiuni sunt, de asemenea, probabil să fie enumerate în mod specific. Dacă angajata a făcut promisiuni, înțelegeri sau a recunoscut că slujba ei era în pericol dacă a acționat într-un anumit fel în viitor, este probabil să i se reamintească acest lucru.
În unele cazuri, încetarea comunicată printr-o scrisoare de concediere nu este absolută și definitivă. Poate exista posibilitatea ca destinatarul să facă recurs. Dacă da, trebuie comunicate modalitatea și intervalul de timp în care se va face acest lucru. De dragul profesionalismului și pentru a evita ca documentul să fie confundat cu o farsă, cel mai bine este să fie tipărit cu antetul unei companii și să conțină numele și funcția celui care l-a scris.