O scrisoare de depozit de garanție este un document prin care se solicită rambursarea unui depozit de garanție. La momentul semnării contractului de închiriere, un proprietar sau un proprietar solicită de obicei unui chiriaș să plătească un depozit de garanție atunci când închiriază o casă, un apartament sau o proprietate comercială. Un depozit de garanție este o sumă de bani pe care un proprietar o deține în escrow în timp ce un chiriaș ocupă o proprietate. În general, un proprietar poate folosi acești bani dacă un chiriaș dăunează proprietății sau încalcă contractul de închiriere. Odată ce un chiriaș se mută, el sau ea trimite o scrisoare de depozit de garanție proprietarului imobilului, solicitând rambursarea depozitului.
Unele jurisdicții stabilesc o limită a sumei de bani pe care un proprietar o poate solicita ca depozit de garanție. Sumele tipice sunt de două sau trei ori mai mari decât chiria lunară pentru proprietăți rezidențiale. Deși un chiriaș dă acești bani unui proprietar, totuși îi aparțin chiriașului. Într-adevăr, unele jurisdicții solicită proprietarului să plaseze banii într-un cont purtător de dobândă. În funcție de circumstanțe, un chiriaș poate avea dreptul la rambursarea integrală a depozitului și de aceea un chiriaș trimite o scrisoare de garanție.
Anumite situații pot permite proprietarului să refuze să ofere o rambursare completă după primirea unei scrisori de depozit de garanție. De exemplu, jurisdicțiile permit de obicei proprietarului să deducă anumite costuri din depozit, cum ar fi repararea oricăror daune materiale, curățarea proprietății și acoperirea chiriei neplătite. În plus, dacă un chiriaș nu a furnizat notificarea că se mută de la proprietate, în funcție de cerințele de notificare ale jurisdicției, un proprietar ar putea fi capabil să păstreze depozitul pentru a acoperi orice costuri în timp ce proprietatea a rămas liberă. Notificarea ar fi permis proprietarului posibilitatea de a găsi pe altcineva care să închirieze proprietatea și, prin urmare, ar fi prevenit orice pierdere a chiriei pentru acea perioadă de timp.
Dacă un chiriaș nu a deteriorat proprietatea și a respectat în alt mod contractul de închiriere, el sau ea poate solicita rambursarea depozitului de garanție într-o scrisoare de depozit de garanție trimisă proprietarului. Legile impun de obicei proprietarului să efectueze o rambursare într-un timp stabilit după ce un chiriaș se mută. Timpul variază pentru fiecare jurisdicție. Dacă un proprietar folosește o parte sau tot din depozit pentru a face reparații, el oferă de obicei o listă detaliată a modului în care au fost cheltuiți banii, împreună cu chitanțele fostului chiriaș. Nerespectarea acestui lucru poate duce la pierderea depozitului de garanție, plus o penalizare de până la trei ori depozitul, chiar dacă cheltuielile proprietarului au fost legitime și/sau necesare.
O scrisoare de depozit de garanție nu trebuie să fie elaborată sau să aibă un ton dur. Mai degrabă, ar trebui să solicite rambursarea depozitului și să furnizeze o adresă curentă. Scrisoarea de depozit de garanție îi poate aminti, de asemenea, proprietarului când s-a mutat chiriașul. Nu este necesar ca scrisoarea să facă referire la legea jurisdicției. Este obligația proprietarului imobilului să cunoască legea privind depozitele de garanție, inclusiv termenul limită pentru trimiterea cecului de rambursare. Eventualele litigii privind depozitul pot fi soluționate în instanță.