Separarea sarcinilor este utilizarea mai multor personal pentru a îndeplini sarcini pentru a limita șansele de fraudă, furt și erori. Prin împărțirea unei sarcini în componente gestionate de diferiți membri ai personalului, o companie poate preveni activitățile nedorite și poate exercita controale de calitate mai bune. Acest lucru poate fi o provocare pentru o companie mică, unde personalul poate fi prea limitat, dar la companiile mari poate fi o parte critică a unui program de securitate. În unele regiuni, legile impun în mod specific separarea sarcinilor pentru sarcini sensibile; într-un exemplu deosebit de important, căpitanul unei nave nu poate lansa rachete de croazieră fără a urma un lanț de comandă foarte specific și separat.
Într-un loc de muncă în care se utilizează separarea sarcinilor, sarcinile sunt împărțite în trei faze diferite. În prima fază, cineva trebuie să aprobe o activitate, cum ar fi eliberarea unui computer unui nou membru al personalului sau generarea de salarii. În a doua fază, cineva chiar trebuie să îndeplinească sarcina; un membru al departamentului de calcul oferă un computer membrului personalului, de exemplu, iar angajatul semnează pentru el. În cele din urmă, a treia componentă implică auditarea pentru a se asigura că sarcina a fost îndeplinită corespunzător.
Separarea sarcinilor necesită un membru al personalului diferit la fiecare punct. Personalul care se ocupă de autorizații nu poate desfășura efectiv activități, limitând astfel șansele ca angajații să poată lua propria inițiativă pentru a face lucruri precum colectarea de fonduri de la companie. Menținerea auditului separat înseamnă că înainte de a autoriza o sarcină, un angajat trebuie să se asigure că este adecvată, deoarece auditorul o va semnala dacă există o problemă. De asemenea, separarea auditorilor și a persoanelor care îndeplinesc sarcini înseamnă că un membru separat al personalului investighează afirmațiile privind sarcinile îndeplinite necorespunzător și auditează periodic performanța sarcinilor pentru a se asigura că niciun membru al personalului nu efectuează în afara sferei sarcinilor lor.
Pentru contabilitate, separarea sarcinilor este esențială. Acest lucru limitează șansele de fraudă financiară și oferă, de asemenea, un mecanism pentru detectarea erorilor; persoana care reduce salariile, de exemplu, ar putea cere confirmarea unui cec neobișnuit de mare sau mic. Menținerea integrității contabile este importantă pentru companiile de toate dimensiunile, iar separarea sarcinilor facilitează auditarea și controlul sistemului contabil.
Acest lucru este important și pentru securitatea generală, siguranță și performanță. Separarea sarcinilor joacă un rol la nivelul fabricii, în operațiunile militare și în activități precum securitatea informațiilor. Dacă o afacere are situații în care o singură persoană ar putea face ceva și să se asigure că a trecut nedetectat, aceasta reprezintă o amenințare de securitate și necesită o evaluare pentru a vedea dacă este posibil să se stabilească separarea sarcinilor.